La comunicación es importante en cualquier ámbito, sin ella no transmitimos nada. Esto llevado al contexto empresarial se traduce en un factor decisivo para una mejor comprensión de las ideas y con ello mejorar el rendimiento y productividad. Por eso, tener un plan de comunicación interna en una empresa es importantísimo.
¿Qué es la comunicación interna?
La comunicación interna es fundamental para cualquier organización. En este sentido, contempla los mensajes y relación que tiene una organización con sus colaboradores, con el objetivo de mantener una interacción abierta y propositiva con ellos. Se realiza mediante contenidos que se difunden en los canales internos para informar, educar, inspirar, motivar y reforzar la cultura corporativa.
Al impulsar la comunicación interna los colaboradores se sienten parte de la empresa, valoran lo que la organización hace por ellos y se comprometen más con los objetivos de negocio. Además, se genera un ambiente de trabajo adecuado y ético.
¿Cuántas veces sucede que mandas una circular que nadie lee o pasas por momentos de incertidumbre cuando notas que uno de tus colegas ya no está en la compañía sin mayor explicación? Pongámoslo así: realiza una encuesta preguntando sobre la misión o visión de la empresa, ¿cuántos de tus compañeros crees que los conocen? Todos estos casos indican una comunicación interna deficiente (o su total ausencia).
Importancia de la comunicación interna
Siempre hay comunicación entre tu empresa con sus colaboradores: un cambio de equipos, nuevo mobiliario, las constantes fallas del servidor, la ausencia de un gerente; cualquier cosa comunica.
Aún sin un canal establecido, todas las situaciones que ocurren dentro de la organización son percibidas por los trabajadores, pero sin una estrategia adecuada el mensaje puede malinterpretarse o incluso transformarse en algo negativo.
Igual que una comunicación externa (dirigida hacia tus clientes), la comunicación interna debe ser estratégica, es decir, tener objetivos, tácticas para alcanzarlos y resultados medibles.
La comunicación interna es importante para integrar equipos y ayuda a alinearlos con los objetivos del negocio, mejora los flujos de trabajo, genera ambientes agradables y proactivos, contribuye a la percepción positiva de marca hacia el interior y convierte a tus trabajadores en embajadores que hablan bien de tu organización.
Estadísticas que respaldan la importancia de una buena comunicación interna
Antes de profundizar en el tema, es importante destacar algunas estadísticas que respaldan la importancia de una buena comunicación interna en la empresa:
- Según un estudio de la consultora Towers Watson, las empresas con una comunicación interna efectiva tienen una rentabilidad un 47% mayor que aquellas que no la tienen.
- Por otro lado, un informe de la consultora McKinsey señala que el 70% de los trabajadores considera que la falta de comunicación interna es una de las mayores barreras para el éxito de un proyecto.
Objetivos de la comunicación interna
Compartir información y conocimiento
Uno de los principales objetivos de la comunicación interna es compartir información y conocimiento relevante entre los diferentes departamentos y niveles de la organización. Esto ayuda a los empleados a tomar decisiones informadas y a trabajar de manera más eficiente. Además, una comunicación transparente ayuda a evitar rumores y malentendidos en el lugar de trabajo.
Fomentar la colaboración y el trabajo en equipo
La comunicación interna también puede fomentar la colaboración y el trabajo en equipo entre los empleados de diferentes departamentos. Cuando los empleados se comunican abiertamente entre sí, pueden compartir ideas, resolver problemas y trabajar juntos para alcanzar objetivos comunes.
Motivar y comprometer a los empleados
Otro objetivo de la comunicación interna es motivar y comprometer a los empleados con los objetivos de la organización. La comunicación clara y frecuente de los objetivos de la empresa y los logros alcanzados puede aumentar el sentido de pertenencia y motivación de los empleados. Además, cuando los empleados se sienten valorados y reconocidos, su compromiso con la organización también aumenta.
Fortalecer la cultura organizacional
La comunicación interna también puede ayudar a fortalecer la cultura organizacional. Cuando se comunica abiertamente la misión, visión y valores de la organización, los empleados pueden comprender mejor cómo su trabajo contribuye al éxito general de la empresa. Además, cuando se fomenta la comunicación abierta y honesta, se puede crear un ambiente de confianza y respeto entre los empleados y la dirección.
Herramientas de comunicación interna en una empresa
1. Email interno
Esta herramienta es una de las más eficientes porque los colaboradores regularmente poseen una cuenta de email, así que es muy probable que los mensajes de comunicación interna se lean. El email sirve para dar un mensaje del día, un texto motivador, etc.
El contenido por mail puede ser un texto simple, una imagen o una infografía; incluso podrías compartir un documento semanal o mensual en el que des a conocer los sucesos más importantes que han ocurrido en la organización.
2. Encuestas
A través de la comunicación interna puedes saber más de tus trabajadores. Aplica cuestionarios para conocer sus opiniones de forma directa; pueden ser por área o individuales, o sobre un tema específico.
Las encuestas son valiosas para los momentos en que es necesario realizar algún cambio o innovación organizacional que afecte directamente a los empleados y para conocer la tendencias en ciertas circunstancias. Pídeles su parecer para que se lleve a cabo lo que la mayoría de los trabajadores elijan. Por ejemplo, tal vez consideras que es buena idea poner una máquina de sodas en el área de comedor, pero a través de una encuesta te das cuenta de que tus colaboradores en realidad prefieren una máquina de café.
3. Chats internos
También puedes implementar algún chat interno para que los colaboradores estén conectados y puedan hablar entre sí. Determina bien cuál será la función del chat para que no se pierda tiempo ni el sentido de este instrumento. Puede ser un chat interno general, uno enfocado en un equipo o área; o, mejor aún, un chat que sea atendido por el equipo de comunicación interna o el área de recursos humanos.
4. Manuales corporativos
Para una organización es importante generar diversos manuales accesibles para los colaboradores. Estos pueden ser físicos, pero la realidad es que las publicaciones se inclinan cada vez más hacia lo digital, por su facilidad de gestionarlos y como una contribución con el medio ambiente.
En este caso puede tratarse de un manual general que incluya la misión y visión la empresa, los objetivos anuales, la voz de marca, cronogramas, etc; o manuales sobre temas particulares: manual de procesos, manual de bienvenida, de onboarding.
5. Newsletter
Indispensables en la rutina de las empresas. Son ideales para enviar a tus empleados noticias interesantes sobre el sector para que se mantengan al día, eventos a los que asiste la empresa, valores o conceptos que quieres transmitir, testimonios o novedades en la empresa.
¿Qué información se quiere compartir?
Para llevar a cabo una estrategia de comunicación interna efectiva, es importante tener en cuenta qué información se quiere compartir con los empleados. Esta información puede incluir objetivos, reconocimientos, logros y cambios relevantes en la empresa.
1. Directrices sobre transparencia
Es importante establecer directrices claras sobre el nivel de transparencia que se desea adoptar en la comunicación interna. Para ello, es necesario definir qué información es relevante para los empleados y cómo se va a comunicar. Es recomendable ser honesto y transparente en la comunicación con los empleados, ya que esto ayuda a generar confianza y compromiso con la empresa.
2. Establecer un horario de comunicaciones
Establecer un horario de comunicaciones permite a los empleados saber cuándo se va a comunicar la información importante. Esto les proporciona estabilidad y les permite organizarse en su trabajo. Es importante ser consistente en el horario de comunicaciones para que los empleados se acostumbren y sepan cuándo esperar información.
3. Canales de comunicación
Es esencial utilizar una variedad de canales de comunicación para llegar a todos los empleados. Los diferentes canales pueden incluir la intranet de la empresa, correo electrónico, redes sociales, aplicaciones móviles, entre otros. Es importante tener en cuenta las preferencias de los empleados y utilizar los canales que sean más efectivos para llegar a ellos.
En resumen
La comunicación interna es un elemento crítico para el éxito de cualquier empresa. Y una comunicación efectiva entre los empleados puede mejorar la productividad, la colaboración, la cultura empresarial y el rendimiento general. Por lo tanto, es esencial que las empresas inviertan en mejorar su comunicación interna y establezcan canales de comunicación efectivos y una cultura empresarial abierta y transparente.
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