En nuestra vida profesional nos vemos obligados a defender nuestro trabajo no solo con hechos o tácticas, también con resultados. Muchas veces esos resultados, esos datos, son para nosotros mismos: ver qué funciona, qué no, qué decisiones tomar y, en otras ocasiones, esos resultados tenemos que presentarlos ya sea a nuestros jefes como a nuestros clientes.
Y sí, puede tratarse de un momento complicado porque de esos resultados y de cómo los defiendas pueden depender muchas decisiones y acciones futuras. Puedes ser líder de tu equipo y dar cuentas a la dirección de tu empresa, puedes ser CEO y ofrecer los resultados a los accionistas, puedes ser freelance y presentar los resultados a tus clientes, etc.
Como ves, son muchas las circunstancias en las que tenemos que dar todo lo mejor de nosotros mismos, así que hoy quiero mostrarte cómo puedes hacer una buena presentación de resultados y los pasos a seguir para lograrlo.
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¿Por qué es importante hacer una buena presentación de resultados de marketing?
Porque un reporte de resultados es nada menos que la identidad de tu marca. Hay una lista interminable de beneficios que vienen con dar una excelente presentación de resultados. No solo muestra todo el esfuerzo que le pones a tus estrategias, sino que también puedes utilizar tu presentación como una forma de impresionar a tus clientes.
Crear informes te da una ventaja sobre la competencia. Si muestras tu propia marca e identidad visual y muestras información fácil de leer, estás brindando a tus clientes información profesional que ofrece un valor agregado.
¿Cuándo deberías realizar una presentación de resultados?
¿Diariamente? ¿Semanalmente? ¿Mensualmente? ¿Anualmente? Por supuesto, todas estas opciones son viables, sin embargo, si quieres ser eficiente y realizar un monitoreo adecuado de tus datos deberías hacer una presentación de resultados cada mes, así tendrás la opción de ir analizando lo que funciona o no y poder ir haciendo modificaciones.
Los informes anuales y trimestrales no te darán la flexibilidad necesaria para cambiar rápidamente de dirección si algo sale mal, mientras que los informes diarios realmente no son estratégicos; un día tendrás un 20% menos de visitas y otro tendrás un 80% más. Los altibajos existen y tus clientes no deben basarse en ellos para tomar decisiones.
No solo eso, es demasiado trabajo tener que actualizar y enviar reportes diariamente, afortunadamente existen herramientas que te ayudan a automatizar un informe.
Con informes mensuales, tienes suficiente tiempo para recopilar datos relevantes pero no suficiente tiempo para solucionar cualquier aspecto que no esté funcionando. No quieres que tus clientes se sientan abrumados por recibir información con demasiada frecuencia, pero si quieres tener una línea de comunicación abierta entre ustedes, eso es lo que logra un informe mensual.
Útil y comunicativo, sin ser invasivo.
¿Qué debería contener tu presentación de resultados ?
Ya sea que utilices o no un dashboard para crear tus informes, siempre debes de tener lo básico.
- De lo macro a lo micro
Las compañías, áreas o proyectos que reportan resultados deben haber definido indicadores estratégicos. La primera parte del informe debe mostrar estos indicadores y así calmar la ansiedad general de la audiencia respecto a “cómo vamos”. A continuación muestran variables del entorno y van profundizando en aspectos más detallados. - Sólo indicadores estratégicos
Existe la tentación de medirlo todo, con lo cual se termina trabajando para el indicador y no al revés. No hay una regla respecto a cuántos indicadores estratégicos deben ser gestionados, sin embargo “menos es más” cuando queremos dar foco a la gestión. - Conclusiones en vez de datos
Un dato por sí mismo no es información relevante para tomar decisiones: debe ser analizado respecto a algún contexto como una meta, tendencia, datos de industria, entre otras variables.
En el informe, cada dato ya debe haber sido analizado y mostrar el resultado de su análisis en forma muy simple.
A la vez, cada lámina de su presentación, en el caso de hacer una presentación, debe ser auto explicativa y mostrar las conclusiones en forma explícita. - Simpleza visual
El uso de números grandes, flechas, íconos y otras técnicas facilitan la revisión de los resultados. El tiempo debe ser utilizado en discutir y no en comprender lo que se está presentando. - Profundizar cuando sea necesario
Cuando los resultados no son los esperados, es necesario ampliar la información hasta encontrar causas, potenciales soluciones y presentar las alternativas para la discusión. En caso contrario, no es necesario profundizar. - Confiabilidad y comparabilidad de la información
¿Cuántas veces ha pasado que una persona presenta un dato y las restantes personas de la mesa cuestionan el número? Cuando esto ocurre la conversación pierde el foco. Siempre es necesario conocer la fuente de la data y la robustez, además de asegurar consistencia entre un informe y otro.
En resumen
Para terminar, recordamos la frase de Peter Drucker: “lo que no se mide, no se puede gestionar”. Estando totalmente de acuerdo, podemos entender también que “lo que no se comprende, no se puede resolver”. Esa es la razón para hacer informes de gestión simples de comprender y de presentar conclusiones en vez de datos sin análisis.
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