Cuando se trata de realizar un seguimiento de todos los detalles dentro de una empresa, las cosas pueden complicarse. Para ayudar a organizar y visualizar los procesos comerciales, puede contar con un diagrama de flujo de procesos. Un diagrama de flujo de procesos ayuda a ilustrar la relación entre las tareas y las personas responsables de llevarlas a cabo.
¡Desglosaremos todo lo que necesita saber sobre los diagramas de flujo de procesos y cómo puede usarlos para ayudar a supervisar sus prácticas comerciales!
¿Qué son diagramas de flujo de proceso?
Un diagrama de flujo de proceso es un diagrama que muestra los pasos secuenciales de un proceso y las decisiones necesarias para que el proceso funcione. Dentro del gráfico/representación visual, cada paso se indica mediante una forma. Estas formas están conectadas por líneas y flechas para mostrar el movimiento y la dirección del proceso.
Los diagramas de flujo de procesos están estandarizados de modo que cualquier persona que tenga conocimientos de diagramas de flujo pueda mirar uno y saber qué está sucediendo. Siguen el flujo lógico de información para que los stakeholders del negocio tengan una guía sobre cómo cumplir con los procesos adecuadamente.
¡Una de las mejores cosas de los diagramas de flujo de procesos es lo fácil que es crearlos! Puede dibujar un diagrama de flujo a mano o aprovechar herramientas de software potentes y fáciles de usar para desarrollar su diagrama de flujo de procesos.
¿Por qué son beneficiosos los diagramas de flujo de procesos?
Un diagrama de flujo de procesos puede ayudar a su negocio de muchas maneras. El propósito de crear uno lo ayudará a:
Estandarización: las partes interesadas sabrán cómo lograr los objetivos comerciales previstos siguiendo el proceso
Mejora de procesos: cuando representa un proceso, puede identificar los pasos que faltan, los cuellos de botella o los pasos innecesarios para aplicar la mejora de procesos. Las herramientas de automatización de datos son una excelente manera de mejorar los procesos de esta manera. Puede encontrar y eliminar debilidades en los procesos, mapeando el proceso en el sistema, haciendo que las tareas estén claramente definidas, eliminando la dependencia crítica del personal y mejorando el cumplimiento.
Procedimientos operativos definidos: los diagramas de flujo ayudan a lograr un mejor control de calidad, capacitación y comprensión de los empleados.
¿Cuándo debo usar un diagrama de flujo?
¿Cómo saber cuándo es correcto usar un diagrama de flujo? Puede incorporar diagramas de flujo de procesos por una variedad de razones, que incluyen:
- Revisar un proceso con el objetivo de mejorarlo.
- Para documentar un proceso.
- Para planificar un nuevo proyecto.
- Para comunicar mejor en toda su organización, cómo se debe hacer algo.
- Capacitar a los nuevos empleados en los procesos.
- Introducir y explicar nuevos procesos a los empleados existentes.
Símbolos de diagrama de flujo
Ya sea que esté intentando leer un diagrama de flujo o crear un diagrama de flujo, conocer los símbolos y convenciones más comunes del diagrama de flujo lo hará mucho más fácil.
Aquí, tenemos los cinco símbolos de diagrama de flujo que debe conocer.
Óvalo: Una forma ovalada también se llama terminador. Simboliza el inicio o el final de un proceso, por lo que a menudo se usa en los dos puntos finales de un diagrama de flujo.
Flecha: Una flecha muestra la dirección del flujo del proceso. Por ejemplo, si su información fluye de izquierda a derecha, puede usar una flecha para representarla. También puede usar dos flechas que apunten en direcciones opuestas si la información fluye en ambas direcciones.
Rectángulo: una forma de rectángulo generalmente representa una tarea, operación o proceso. Esto es lo que usará para la mayor parte de su diagrama de flujo: representa un proceso con varias tareas.
Paralelogramo: esta forma representa la entrada o salida de datos o información en un diagrama de flujo. Los paralelogramos se utilizan principalmente en diagramas de flujo de datos.
Diamante: una forma de diamante representa una decisión en un diagrama de flujo y se usa principalmente en diagramas de flujo sí/no o claves dicotómicas.
¡Con esos cinco símbolos básicos, es probable que tenga todo lo que necesita para comenzar con su propio diagrama de flujo!
Cómo crear y usar un diagrama de flujo
Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos de los diagramas de flujo, entremos en la diversión. Siga estos pasos para crear sus diagramas de flujo de procesos.
Primero, pregúntese “¿Necesito un diagrama de flujo para esto?” Si su objetivo es definir y detallar cada paso de un proceso, entonces la respuesta es sí.
Una vez que haya determinado que un diagrama de flujo es una herramienta adecuada para el trabajo, continúe con estos pasos:
1. Identificar tareas: el proceso puede parecer sencillo desde una perspectiva amplia. Pero, si usted no es el que está en la maleza, confíe en el equipo que lo ayudará a delinear los pasos y las tareas con usted.
2. Recopilar la información necesaria: Debe conocer los pasos exactos, las variables y eventos que pueden causar que el proceso se desvíe, y también quién es el responsable de cada paso en el camino.
3. Vuelva a verificar el proceso: reúna a las partes interesadas críticas para revisar este resumen de eventos para garantizar que la información sea precisa.
4. Cree el diagrama de flujo: ¡Ahora es el momento de empezar a dibujar!
Cualquiera que sea la metodología que elija, deberá dibujar el diagrama de flujo. Hay 3 formas de hacer esto…
Bolígrafo y papel : la opción más sencilla es tomar una hoja de papel, un bolígrafo y dibujar el diagrama de flujo físicamente.
Software de gráficos en línea : lo más probable es que desee que el diagrama de flujo del proceso sea digital. Esto hace que sea más fácil realizar ediciones, compartirlas con los empleados, etc.
Software de diagramas de flujo de datos: son una excelente herramienta de comunicación para que los analistas modelen procesos y requisitos funcionales.
Los diagramas de flujo ayudan al flujo de negocios
Como líder de una organización, el poder está en sus manos para garantizar que su negocio funcione sin problemas. Hay una variedad de procesos comerciales que deben suceder correctamente para que esto suceda. Pero, hacer un seguimiento de todos ellos y asegurarse de que todos sepan que sus deberes no ocurren todos los días. En su lugar, puede utilizar diagramas de flujo de procesos para ayudar a estandarizar procedimientos, capacitar a su equipo y verificar cómo funcionan los procesos a lo largo del tiempo.
Una forma de asegurarse de que los procesos funcionen de manera óptima día tras día es utilizar herramientas de automatización de datos. El uso de software de automatización de datos puede ayudarlo no solo a realizar un seguimiento de cómo se ejecutan sus operaciones, sino que también pueden ejecutar procesos por usted, sin necesidad de intervención humana.
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