Un gran proceso de gestión de inventario ahorra dinero y tiempo. Cuando se hace bien, también mejora el flujo de efectivo y la experiencia del cliente. A medida que hay más canales de venta y opciones de cumplimiento disponibles, su importancia también crece.
Ya sea que desee aprovechar el comercio social, hacer que sus productos estén disponibles en más mercados o implementar un cumplimiento de comercio rápido, un proceso de administración de inventario de primer nivel es esencial.
Con todo esto en mente, veremos que es la gestión de inventario, 5 pasos a seguir y algunos consejos para optimizar la gestión de su inventario.
¿Qué es un proceso de gestión de inventario?
Un proceso de gestión de inventario se trata de rastrear y controlar el stock de su marca desde el momento en que se fabrica hasta que llega a los clientes. Esto incluye adquirir, almacenar, mover, procesar y vender inventario.
La gestión de inventario tiene como objetivo garantizar que el nivel correcto de existencias esté siempre disponible en el lugar correcto en el momento correcto. Para evitar la escasez o el exceso de oferta, las marcas deben realizar un seguimiento cuidadoso de las existencias y hacer pronósticos basados en demandas estacionales, tendencias pasadas y promociones de marketing.
La gestión de inventario puede tener un gran impacto en el bienestar financiero de una marca. Según Retail Dive, los desabastecimientos cuestan a los minoristas 1 billón de dólares cada año. En 2014, solo Walmart perdió $ 3 mil millones en ventas debido a los desabastecimientos. Sin embargo, investigaciones recientes sugieren que las existencias excedentes cuestan a las empresas incluso más que los desabastecimientos, por lo que es crucial lograr el equilibrio adecuado.
Gestión de inventario frente a control de inventario
Los términos control de inventario y gestión de inventario a menudo se usan indistintamente. Pero en realidad se refieren a dos cosas diferentes.
El control de inventario se ocupa de la gestión de las existencias que se encuentran almacenadas. Considerando que, la gestión de inventario es un término más amplio que abarca todo el proceso de gestión de existencias, desde el pedido hasta el envío.
El control de inventario se trata de almacenar existencias de manera efectiva y minimizar los costos de almacén. Su objetivo es lograr niveles de existencias equilibrados que eviten las existencias muertas y, al mismo tiempo, eviten los desabastecimientos. Cuando se hace correctamente, esto ahorra dinero y mejora el flujo de efectivo sin afectar negativamente a los clientes.
Sin embargo, antes de perfeccionar el proceso de control de inventario de su empresa, es importante implementar un sistema sólido de gestión de inventario. Para que su almacén funcione sin problemas, primero debe comunicarse con los proveedores y optimizar el cumplimiento.
El proceso de gestión de inventario de 5 pasos
Antes de poder optimizar su proceso de gestión de inventario, es importante asegurarse de haber cubierto los pasos básicos. A continuación, desglosamos cinco pasos esenciales necesarios para cualquier proceso de gestión de inventario:
1. Recibir e inspeccionar productos
El primer paso en el proceso de gestión de inventario incluye recibir su pedido del proveedor. Obtener esta parte correctamente es crucial para que los siguientes pasos funcionen de la manera más eficiente posible. Lo primero que se debe hacer después de que llegue el pedido es inspeccionar los productos. Es importante verificar que la cantidad, el código del producto y el código de serie sean todos correctos. También debe asegurarse de que las condiciones de manipulación, como la temperatura, sean precisas para los productos perecederos y que todos los productos estén en buenas condiciones.
2. Ordenar y almacenar productos
Después de inspeccionar los productos, deben almacenarse correctamente en el almacén e ingresarse en su sistema de gestión de licencias. En esta etapa, es una buena idea ser estratégico sobre cómo se almacenan los productos. Las técnicas de asignación de fechas en el almacén, como la organización de productos según SKU y tipo de producto, pueden ser beneficiosas. También es importante minimizar la distancia a los productos más vendidos almacenándolos donde sean más accesibles.
3. Aceptar el pedido del cliente
El siguiente paso en el proceso de gestión de inventario consiste en aceptar los pedidos de los clientes. Los pedidos generalmente pasarán por un sistema de punto de venta (POS), que procesa los pedidos y acepta pagos. El sistema POS tendrá una función de gestión de inventario incorporada o estará integrado con un software de gestión de inventario que permitirá que el personal del almacén vea los detalles del pedido.
4. Cumplir, empaquetar y enviar el pedido
Una vez que un cliente ha realizado un pedido, el siguiente paso es cumplir, empaquetar y enviar el pedido de manera precisa y conveniente. Si se optimizara el segundo paso del proceso, la búsqueda y selección de productos en el almacén debería ser relativamente sencilla. Algunos aspectos importantes a tener en cuenta a la hora de envasar el producto son la experiencia del cliente, la durabilidad y la sostenibilidad. Al enviar el producto, asegúrese de enviar al cliente un correo electrónico de confirmación con información de seguimiento.
5. Reordenar nuevas existencias
Al reordenar nuevas existencias, es crucial asegurarse de que el momento de los nuevos pedidos y la cantidad de productos sean correctos. Al aprovechar la fórmula del punto de pedido, puede minimizar el riesgo tanto de desabastecimiento como de existencias muertas, dos problemas que afectan negativamente sus resultados. Ciertos sistemas de gestión de inventario automatizan el proceso de reordenación, lo que ahorra tiempo y evita errores humanos.
Consejos para optimizar la gestión de su inventario
Ahora que hemos discutido los cinco pasos en cada proceso de gestión de inventario, veremos algunas formas de optimizar su gestión de inventario. Ya sea que esté interesado en ahorrar dinero, hacer espacio o cautivar a los clientes, existen innumerables métodos que puede aplicar para administrar mejor su inventario. Éstos son sólo algunos de ellos:
1. Sigue planificando
Lograr que la gestión y el control del inventario sean correctos es una tarea interminable. Debe realizar un seguimiento constante de los resultados, controlar los niveles de existencias e investigar cualquier problema que surja. En función de estos datos, puede actualizar sus planes de gestión.
Ajustar continuamente los niveles de stock de seguridad y la duración del ciclo de reabastecimiento es crucial. También es importante estar atento a los eventos mundiales, las noticias de la cadena de suministro y el comportamiento cambiante del consumidor para que pueda ajustar sus planes según sea necesario.
2. Prioriza los productos prioritarios
Administrar todo su inventario a la vez es una tarea abrumadora. Así que comience por identificar el stock crítico y optimizar el proceso a su alrededor.
Esto probablemente signifique enfocarse en los más vendidos, así como en los productos presentados en las próximas campañas de marketing. Las cifras de 2020 sugieren que las tasas de desabastecimiento de los productos más vendidos suelen oscilar entre el 8 % y el 12 %, por lo que definitivamente es un área en la que vale la pena concentrarse.
Muchas marcas utilizan el modelo de análisis ABC para identificar sus acciones más valiosas. Luego, descubren qué patrones de reabastecimiento aseguran que nunca se agotarán sin inmovilizar demasiados recursos.
3. Involucrar a todas las partes interesadas
Para que su gestión de inventario sea correcta, es esencial que construya un equipo con diversas áreas de especialización.
En primer lugar, necesita un equipo central de especialistas en modelos matemáticos. Pero debe crear una cultura que garantice que interactúen de manera significativa con ejecutivos que no sean matemáticos. También debe involucrar al personal de todas las etapas del proceso de gestión de inventario, desde los recolectores en el piso hasta los gerentes de almacén. También es una buena idea obtener información del personal de atención al cliente.
También debe intentar establecer relaciones cercanas con su equipo de fabricación y proveedores externos. Esto debería proporcionar suministros más confiables y nuevas oportunidades para reducir costos.
4. Haga coincidir su enfoque con su modelo de negocio
No existe una solución única para todos cuando se trata de monitoreo de existencias y gestión de inventario. Cada marca tiene necesidades únicas según su tamaño, métodos de entrega y ubicación.
Al elegir un sistema de gestión, las empresas deben considerar:
- Redes de transporte: ¿Requieren entregas locales o internacionales? ¿Qué pasa con las opciones de recogida en la tienda y comercio rápido?
- Ubicaciones de almacén: según el historial de volumen y las necesidades geográficas, ¿qué debe estar disponible y dónde?
- Ubicaciones de fabricación: ¿Dónde se basan los suministros en relación con los almacenes?
5. Elige las herramientas adecuadas
Es importante elegir software y herramientas que puedan escalar y cambiar junto con su negocio.
El software de gestión de inventario basado en la nube suele ofrecer esto. Tampoco se ven afectados por cortes de energía o problemas tecnológicos locales. Solo asegúrese de elegir uno que se integre con el resto de su pila de comercio electrónico y rastree los datos que necesita para tomar decisiones sólidas sobre la planificación del inventario.
También es aconsejable adoptar tecnología como impresoras móviles, escáneres y computadoras. Esto ahorrará tiempo en el almacén y en el camino, lo que permitirá al personal realizar un seguimiento de los productos más rápido y con menos errores. Las etiquetas RFID también permiten recuentos instantáneos de existencias con manos libres.
Sin embargo, vale la pena señalar que sus herramientas solo serán tan buenas como el proceso de administración que haya implementado.
Un proceso de gestión de inventario optimizado no solo es una ventaja competitiva en el mundo actual del comercio electrónico, sino que también es imprescindible para el rendimiento empresarial. Ahora que hemos repasado los pasos y las herramientas necesarias para comenzar, está bien encaminado para administrar mejor su inventario y cumplimiento, lo que generará resultados positivos para los resultados de su negocio.
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