¿Cómo elaborar un plan de acción?
La planificación es un proceso complejo. Y aún más si descubre que hay diferentes tipos, niveles, plazos y aspectos que debe considerar para cada uno. En este artículo te proponemos una explicación concisa sobre el tipo de planeación más frecuente que se hace tanto por los directivos, como por los empleados muy a menudo en cada organización. Se trata de un plan de acción.
¿Qué es un plan de acción?
Un plan de acción es un mapa que establece el camino para conseguir las metas que tiene un negocio. Refleja la ruta que debe seguir una organización con base en una planificación exhaustiva.
Considera que el éxito de un buen plan de acción depende de la constante revisión de su cumplimiento.
3 elementos de un plan de acción
Un plan de acción se compone de diversos elementos para su buen funcionamiento. Aquí los compartimos contigo:
1. Perfil de la empresa
Un plan de acción debe indicar cómo es la empresa y a qué se dedica. En este apartado puede incluirse información como: objetivos, valores, misión, visión, tamaño de la empresa, industria o sector, historia de la empresa, logros a lo largo de los años y posicionamiento en el mercado.
La parte de misión y visión darán una idea precisa de las aspiraciones de la empresa, así que también justifican el plan de acción.
2. Valor para la comunidad
Este elemento del plan de acción debe indicar todo aquello que la empresa aporta a su entorno. Por ejemplo, si apoya a alguna comunidad o grupo de personas vulnerables, si crea oportunidades de trabajo para las personas locales, el impacto que generan las operaciones del negocio en su ubicación (generación de empleo, atracción de turismo o inversiones internacionales, etc.) o ya sea su aporte al medioambiente.
3. Beneficios esperados
Si una empresa va a realizar un plan de acción es porque está en búsqueda de uno o más beneficios. Estos pueden variar entre el mejoramiento de la reputación de la compañía, fortalecer sus relaciones comerciales, convertirse en una empresa sostenible, obtener beneficios económicos, entre otros.
Sea cual sea el beneficio que la empresa busca, este debe ser indicado dentro del plan de acción. De esta manera no se perderá de vista la razón por la que se emprenderán nuevas acciones o estrategias.
¿Cuáles son las metas de un plan de acción?
El objetivo principal de la planeación de acciones es poner en orden la lista de acciones que van a llevar al resultado deseado. Por ejemplo, si dentro de su proyecto de campaña de marketing, decide organizar un evento para aumentar el conocimiento de la marca y hacer llegar la información sobre la marca al público objetivo. En este caso tenemos un objetivo claro y para ello podemos recopilar una lista de acciones para preparar el evento, llevarlo a cabo y hacer las gestiones necesarias cuando pase.
En este ejemplo de plan de acción, deberá organizar todas las tareas por hacer en una secuencia de actos en un cronograma. De aquí podemos deducir que uno de los motivos para elaborar un plan de acciones es para ordenar las tareas del proyecto de manera secuencial y oportuna y así lograr el resultado deseado.
Un rasgo inherente a otros tipos de planes, es que el plan de acción mejora el rendimiento dentro del equipo y ayuda a distribuir recursos a base de las previsiones y estimaciones previas.
La planeación de acciones es esencial, pero solo es un paso. Después viene la implementación. Un plan bien elaborado facilitará el seguimiento de su realización, ya que podrá ver si se cumplen los plazos, si los recursos se están usando adecuadamente, o si se requiere cualquier intervención.
Teniendo un plan de acción documentado puede estar seguro de que todos sepan qué es lo que están haciendo y cómo contribuyen al objetivo común con una perspectiva general.
Por lo común, para lograr un objetivo se necesita enfoque en las actividades que este último requiere. En lo contrario es muy fácil distraerse a lo largo del proceso y no terminarlo a tiempo o no obtener el resultado planeado. El hecho de tener un plan de acción fijo, puede ayudarle a centrarse en las actividades clave y no cambiar el rumbo todo el rato.
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¿Cómo hacer un plan de acción?
Si bien no existe un modo único de elaboración de un plan de acción, es posible desglosarlo en seis pasos principales que se deben cumplir para que el plan de acción sea adecuado. Y estos son:
- Definir correctamente los objetivos. Si no sabemos qué es lo que queremos conseguir, será imposible alcanzar realmente el éxito. De modo que el punto de partida de todo plan de acción será siempre plantearse las metas alcanzables, concretas y específicas a largo, mediano y corto plazo.
- Plantear y elegir las estrategias. Hay muchos caminos posibles hacia una misma meta, y para poder elegir el que mejor se adapta a nuestras necesidades, nuestros ritmos y nuestros recursos, debemos primero plantear todos los caminos posibles. Una vez hecho el recuento, podremos ir descartando los que no son útiles o que no son factibles, hasta dar con nuestra estrategia más adecuada.
- Definir las tareas y jerarquizarlas. Una estrategia no es más que un recorrido posible, o sea, un camino planteado en abstracto, y que al llevarlo a la práctica se traducirá en un conjunto de tareas en concreto. Estas tareas van desde obtener los recursos faltantes, organizarlos y emplearlos, hasta la revisión o el control necesario para la toma de decisiones. Será importante definir cuáles son las tareas necesarias para cumplir con la estrategia y luego jerarquizarlas en urgentes, importantes y comunes.
- Elaborar una gráfica de Gantt. También conocida como “Carta Gantt”, esta herramienta te ayudará a definir los tiempos de inicio y fin de cada tarea, así como los lapsos necesarios para su revisión. Después de todo, ninguna tarea puede hallarse postergada indefinidamente.
- Designar líderes y responsables. Toda organización implica una jerarquía, es decir, una cadena de responsables que deberán coordinar y empujar adelante cada tarea. Recuerda que no se trata de nombrar jefes, sino líderes.
- Ejecutar el plan. El capítulo final de todo plan es, naturalmente, poner manos a la obra. Esto implica no sólo cumplir con lo establecido en el plan, sino revisar mediante dinámicas de control y supervisión que el plan diseñado haya sido el correcto, y en caso de que no sea así, poder corregirlo a tiempo.
¿Cuál es la importancia de un plan de acción?
Los planes de acción sustentan el buen funcionamiento de una empresa y su crecimiento. De lo contrario, podría crecer por un camino no previsto, estancarse o decaer.
Asegúrate de seguir cada uno de los planes de acción de acuerdo con las diferentes áreas de tu negocio, pues es la manera más clara de que puedas crecer mejor. Piensa en este elemento como el espejo retrovisor de un automóvil, en el que podrás siempre saber cuál ha sido tu recorrido en función de tu avance.
Entre los beneficios de tener un plan de acción implementado en tu organización puedes encontrar:
- Cumplimiento de metas y objetivos trazados
- Ejecución de planes de desarrollo de acuerdo con cronogramas
- Retroalimentación del avance de crecimiento con base en métricas
Por tanto, puedes realizar un plan de acción para garantizar que tu empresa, así sea una startup o tenga varios años en operación, esté desarrollándose según el plan inicial.
Ejemplo: Plan de acción para mantener comunicados a los colaboradores del equipo
Es importante que reconozcas el papel que tiene la comunicación entre los colaboradores de tu negocio. Es una parte fundamental del plan de acción empresarial que vayas a desarrollar. No solo buscamos que los diferentes equipos se comuniquen internamente; es un paso más complejo para que todas las áreas relacionadas puedan mantener un canal de comunicación abierto entre ellas.
Por lo general, los colaboradores de equipo llevan esta relación de manera informal por medio de WhatsApp y Facebook. Pero en la actualidad se requiere generar un plan de acción empresarial que sea seguro digitalmente y que respete los acuerdos de privacidad de la información en cada negocio. Es aconsejable utilizar las herramientas digitales encaminadas para este fin. Así que no olvides verificar el cumplimiento de estas acciones cuando realices tu plan de acción para mantener comunicados a los colaboradores del equipo.
- Busca las herramientas digitales disponibles en el mercado.
- Marca el coste de adquisición de software de acuerdo con tu presupuesto.
- Participa activamente en la comunicación interna de los equipos.
- Escucha los comentarios de los colaboradores de equipo para tu retroalimentación.
Actualmente, existe una infinidad de alternativas para que tu negocio se encuentre comunicado. La decisión final deberá contemplar otros aspectos del plan de acción empresarial, los cuales se toman en conjunto con los equipos de sistemas o contabilidad, o por el responsable de la startup, según sea el caso.
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