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Algunas personas aprenden mejor leyendo; otros aprenden mejor visualmente.

Independientemente de su estilo de aprendizaje preferido, un panel de gestión es una herramienta comercial que recopila palabras, números y elementos visuales en un formato fácil de leer que es estéticamente agradable y atractivo para una mente centrada en los números.

El panel de gestión es un término que proviene de la elaboración de gráficos estadísticos con la intención de visualizar datos. Ha evolucionado con el tiempo y, a diferencia de hace unos años, ahora podemos encontrarlo en casi todas partes, como software, redes sociales, paneles de vehículos, etc. Sigue leyendo y descubre para qué sirve.

¿Qué es un panel de gestión? 

Un panel de gestión presenta visualmente todos los indicadores clave de rendimiento (KPI) importantes de la empresa en un solo lugar. Los paneles de administración se presentan en un formato fácil de leer, compartido con los ejecutivos de la empresa hasta el nivel C, de modo que todos los objetivos, métricas, elementos de acción y KPI se presentan para que todos los vean. 

Estos paneles ayudan a los equipos a realizar un seguimiento del progreso y el éxito de las métricas de toda la empresa y permiten a la gerencia tomar decisiones basadas en datos sobre objetivos comerciales futuros. 

Los paneles de administración pueden incluir gráficos, imágenes, tablas, datos numéricos y datos de estudios de casos, o una combinación de estos elementos. Estos paneles son herramientas cruciales para optimizar los procesos de gestión que son ampliamente compartidos y vistos. 

¿Por qué necesito un panel de administración? 

Los paneles de administración simplifican todas las métricas comerciales en un solo lugar, en un formato visualmente atractivo y fácil de entender para que los ejecutivos de la empresa obtengan una instantánea de lo que sucede en su negocio, con detalles de cómo cada equipo se destaca o no cumple con sus objetivos con métricas anuales o trimestrales. 

Para profundizar en la importancia de los paneles de gestión, Catriona Jasica de Top Vouchers Code señala:

“El panel de gestión se trata de administrar los KPI más importantes en un solo lugar, compartir información y tomar decisiones rápidas basadas en la información más reciente recibida”.  

Los cuadros de mando de gestión son un lenguaje universal que todo el mundo habla. Abarcando elementos visuales, números, tablas y gráficos, no puedes equivocarte al hacer uno. 

Ventajas de un tablero de gestión

El tablero correcto puede revolucionar tanto su éxito como su disfrute al administrar su negocio.

Más específicamente, el tablero correcto le brindará 4 ventajas clave :

1. Mide varios KPI y métricas a la vez

Esta herramienta es capaz de recoger datos de diferentes áreas de la empresa como finanzas, ventas, recursos humanos, marketing o logística, teniendo una visión global en una única central. También es capaz de comparar o relacionar información de diferentes fuentes.

2. Es fácil de entender

Presenta información que es digerible para cualquier persona de una manera que es fácil de entender usando figuras, símbolos y colores en lugar de esas tablas y hojas de cálculo complicadas. 

3. Permite un fácil acceso

El panel alojado en la nube permite la visualización desde cualquier dispositivo, momento o lugar. Además, se pueden crear y compartir diferentes usuarios en televisores, archivos de correo electrónico, informes impresos, enlaces o imágenes a través de mensajería instantánea.

4. Cree informes más eficientes

Este panel de control recopila, organiza, monitorea, analiza y desglosa datos automáticamente. Esto permite tener reportes evitando errores humanos y ahorrando tiempo al tener que hacerlos manualmente. 

5 cosas a tener en cuenta al crear paneles de gestión

1. El propósito del tablero

Los mejores tableros siempre tienen un propósito. Esto significa que funcionan mejor cuando miden cosas específicas para usuarios clave. Por ejemplo, un tablero de proyecto que se ha organizado para funcionar para equipos de finanzas se verá muy diferente de un tablero de proyecto centrado en operaciones.

Los aspectos más importantes del panel de control de gestión basados ​​en un propósito son:

  • El usuario objetivo del tablero
  • El propósito, la intención y los objetivos del tablero, teniendo en cuenta para qué se utilizará el tablero

2. Los datos que está rastreando actualmente

No sorprende que los tableros de gestión dependan de los datos que rastrean y utilizan. Pero es importante recordar que no todos los datos son iguales o útiles para el caso.

La mejor manera de organizar y mantener datos útiles es catalogando todas sus fuentes de datos. Pregúntese qué datos está rastreando actualmente en sus sistemas y por qué. ¿En qué formato están los datos y es factible conectarlos instantáneamente en el tablero de su proyecto?

El siguiente paso es hacer una lista completa de sus KPI, métricas y objetivos SMART que son específicos para los requisitos de su tablero. Aquí, también puede incluir cualquier otro KPI u objetivo que sea esencial para otras partes de su negocio.

3. El formato de su tablero

La elección del formato de tablero correcto se puede lograr respondiendo las siguientes preguntas:

  • ¿Quiénes son los principales usuarios que accederán a su tablero y cuáles son sus principales prioridades y requisitos?
  • ¿Con qué frecuencia estos usuarios principales accederán al tablero?
  • ¿Dónde y cómo accederán al tablero?

Si puede responder fácilmente a las preguntas anteriores, le resultará mucho más fácil identificar casos de uso justificables y podrá aprovechar al máximo el tablero de su proyecto.

Por ejemplo, si solo se accede a su tablero una o dos veces al mes, puede tener la forma de un informe estático. Mientras que si se accede diariamente, una URL compartida es probablemente la mejor manera de hacerlo.

4. Consideraciones de estilo

Si bien el formato de su panel de administración de gestión es importante, muchos usuarios tienden a olvidarse del estilo asociado y los aspectos de la interfaz de usuario (UI). Este proceso debe abordarse con cuidado y realmente debe ponerse en el lugar de los usuarios objetivo para lograr los mejores resultados.

Hágase las siguientes preguntas al considerar el estilo y la experiencia del usuario (UX) de su tablero:

  • ¿Qué nivel de complejidad esperan los usuarios principales en la gestión de gráficos?
  • ¿Qué tipo de estilo de aprendizaje se aplica a los usuarios individuales?
  • ¿Cuál es el nivel de conocimientos técnicos de sus usuarios principales?

También es importante explorar diferentes colores, temas y variaciones que mejor se adapten a su fuerza de trabajo. Si los usuarios objetivo prefieren una cierta estética para trabajar en armonía, hágalo. Recuerde asegurarse de que sus tableros no sean intrincados y que sean lo más fáciles de leer posible.

5. Las herramientas a las que tiene acceso

La consideración final es si las herramientas que presenta en la versión final de su tablero son beneficiosas. Por ejemplo, Excel es una excelente herramienta y el recurso predeterminado para crear y monitorear la mayoría de los tipos de estadísticas. Pero crear paneles dinámicos en Excel no es tarea fácil y requiere una buena cantidad de conocimientos técnicos.

Es posible que desee pensar en utilizar sistemas de gestión de proyectos para crear paneles extensos y detallados a partir de datos existentes si su equipo no tiene la experiencia técnica necesaria o los conocimientos para crearlos en Excel.

Cómo hacer un tablero

Como ha visto, un panel de gestión es un gráfico que resume la información más importante que un gerente y un equipo necesitan saber para tomar decisiones.

Lo que pasa con los tableros de gestión es que no hay un camino claro para crear uno. Todo depende de la forma en que recopila sus datos y la forma en que se almacenan.

Dicho esto, existen algunas prácticas recomendadas que se aplican a la gran mayoría de los paneles, independientemente de las herramientas que utilice o a las que tenga acceso:

Recopilar y curar datos vitales

La mejor manera de comenzar a crear su panel de gestión es identificar y catalogar todas sus fuentes de datos vitales. Para cada fuente diferente, debe determinar qué formato se adapta mejor a la exportación de datos. CSV es el formato mejor y más común para usar porque tiene una funcionalidad integrada con Excel y Google Sheets.

Comience por hacer una lista completa de todas sus fuentes de datos e identifique sus formatos. Debería verse algo parecido a esto:

  • datos de tráfico web – formato CSV
  • Datos financieros: formatos CSV y PDF
  • Datos de usuario: base de datos SQL

La mayoría de los buenos tableros le permiten usar y ejecutar datos en múltiples formatos diferentes. Si por alguna razón no puede hacer esto, debe encontrar una manera de convertir rápidamente sus datos y hacerlos compatibles con su tablero.

Identifique sus principales métricas

Cada una de sus diferentes fuentes de datos debe tener métricas identificables adjuntas y actualizarse con frecuencia. Este es un paso crucial que le permite decidir si utilizar un tablero estático o uno dinámico.

Por ejemplo, los datos financieros relacionados con proyectos específicos no tienden a cambiar a diario. Sin embargo, la lista de tareas puede cambiar con frecuencia y verse muy diferente cada día u hora en que se accede a ella.

Especifique el elemento de diseño correcto para cada métrica

Una vez que haya identificado con éxito las métricas principales mencionadas anteriormente, el siguiente paso es elegir la interfaz gráfica perfecta para aprovechar al máximo a sus empleados. Este paso depende totalmente de los usuarios finales elegidos, así como del formato de las métricas en sí.

Por ejemplo, una lista de tareas pendientes que mejora la colaboración entre departamentos se representa mejor en un formato de lista. Mientras que si desea identificar la productividad durante un cierto período de tiempo, probablemente lo mejor sea un gráfico de líneas.

También es importante capturar un elemento de diseño clave para cada métrica que intenta lograr. Esto se puede representar como un nombre, un nombre de tarea y una imagen de perfil en su lista de tareas pendientes, lo que mejora la organización.

Cree su diseño de tablero

Los mejores ejemplos de paneles incluyen diseños integrales que le permiten organizar sus datos sin esfuerzo.

Hemos identificado los siguientes métodos que debe seguir para obtener el mejor diseño del tablero:

  • Los elementos de mayor tamaño captan la atención y llaman más la atención. Esto significa poner sus KPI más importantes como los elementos más grandes dentro de su tablero.
  • La gente lee de izquierda a derecha y de arriba a abajo. Esto significa que sus métricas más críticas deben estar en la esquina superior izquierda y las menos importantes deben colocarse en la esquina inferior derecha.
  • Utilice colores que sean estándar, como el rojo para las pérdidas y el verde para las ganancias, para ayudar a guiar a los usuarios y que se sientan más cómodos.

Mejores prácticas

Considere las mejores prácticas para mantenerse organizado y aumentar la eficiencia del panel de gestión.

  1. Garantice la validez y relevancia de los datos: revise las fuentes de datos según su validez y accesibilidad e incluya la información relevante requerida por los usuarios finales del tablero.
  2. Priorice las cosas correctas: elija los objetivos de máxima prioridad para el tablero para garantizar la alineación del rendimiento del equipo con los objetivos estratégicos de la empresa.
  3. Mantenga todo simple: cree paneles fáciles de entender que organicen los datos disponibles y empoderen al equipo con información significativa.
  4. Accesibilidad basada en roles : Proporcione accesibilidad al tablero a los miembros del equipo en función de sus roles y requisitos.
  5. Democratice los tableros: haga que los tableros estén disponibles en todos los lugares donde trabaja su equipo. Eso significa que los paneles deben estar disponibles en todas sus aplicaciones, sitios web o portales de la empresa.

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