Mejorando la experiencia digital del empleado (DEX): 6 ideas de retención virtual

Con el aumento del trabajo remoto e híbrido, la experiencia de un empleado digital es más importante que nunca.

La tecnología ha permitido a los empleados trabajar desde islas de cocina, mesas de comedor y cafeterías en las esquinas. Sin embargo, para atraer y retener a los mejores talentos, las organizaciones deben invertir en la creación de una experiencia digital positiva (DEX). 

Los profesionales de recursos humanos y TI saben que la experiencia de los empleados depende de un espacio de trabajo digital bien diseñado. Donde sea que trabajen, los empleados requieren tecnología que los ayude a ser productivos y comprometidos. 

Al mismo tiempo, la tecnología en el lugar de trabajo debe ser segura e inclusiva. La estrategia DEX de su organización es un factor para determinar la satisfacción y el compromiso de los empleados.

Pero esto es a menudo más fácil decirlo que hacerlo. Echaremos un vistazo a lo que es la experiencia del empleado digital y las estrategias para mejorarla. También hablaremos sobre el papel que juega DEX en su estrategia del futuro del trabajo: cómo superar algunos desafíos comunes. 

¿Qué es la experiencia del empleado digital?

Primero, comprendamos a qué nos referimos con la experiencia digital del empleado. 

La experiencia digital juega un papel de apoyo cada vez mayor en la entrega de la experiencia del empleado. Es un rol que abarca todo el ciclo de vida del empleado. Desde el momento en que se unen los nuevos empleados, se presenta la experiencia digital. Esto incluye puntos de contacto durante las etapas de reclutamiento, incorporación de empleados, desarrollo e incluso desvinculación.

Según Academy to Innovate HR, las áreas clave de la experiencia digital de los empleados incluyen:

• Herramientas de flujo de trabajo y productividad que los empleados utilizan para hacer su trabajo. Esto incluye cosas como gestión de proyectos, análisis, servicio al cliente, finanzas y marketing. 
• Herramientas de comunicación y colaboración. Algunos ejemplos incluyen correo electrónico, mensajería instantánea y llamadas telefónicas. También incluye videoconferencias, pizarras y plataformas de comunicaciones internas. 
• Sistemas de aprendizaje y desarrollo  como la formación y el desarrollo profesional. 
• Recursos humanos  y sistemas generales de gestión del talento. Estos sistemas de administración de la fuerza laboral a menudo brindan acceso de autoservicio a diversa información relacionada con los recursos humanos. Por ejemplo, los empleados pueden ver información sobre compensaciones, beneficios y PTO, gestión del desempeño, programas de bienestar, políticas de la empresa y más.

¿Por qué es importante la experiencia digital del empleado?

La mayoría de los empleados de hoy utilizan la tecnología en el trabajo. Muchos confían en las herramientas digitales para realizar casi todos los aspectos de su trabajo. 

Por extensión, la calidad del servicio al cliente y el desempeño general de la empresa dependen de los sistemas internos. Eso significa que estos sistemas deben ser rápidos, confiables y fáciles de usar para los empleados. Ahora que el trabajo híbrido y remoto es la norma en muchas empresas, la experiencia digital de los empleados tiene un impacto aún más amplio y profundo.

La experiencia digital de los empleados influye en la productividad de su lugar de trabajo, el compromiso de los empleados y la retención. El lugar de trabajo digital debe desempeñar el mismo papel que una oficina física para reunir a los empleados. Debe facilitar las conexiones y permitir la colaboración efectiva y los equipos virtuales.

Los beneficios de mejorar la experiencia digital de tus empleados

Las herramientas digitales juegan un papel central en la entrega de una experiencia positiva para los empleados. Por lo tanto, no sorprende que la investigación indique que produce resultados comerciales positivos. 

Algunas de las formas en que una experiencia digital positiva de los empleados puede ayudar incluyen:

Mejor compromiso y retención

Los datos nos dicen que los empleados más comprometidos tienden a quedarse más tiempo. Esto conduce a una mayor retención donde sea que trabajen: de forma remota, híbrida o en la oficina. Las herramientas digitales respaldan el compromiso en todo tipo de formas. Esto significa permitir la comunicación y la interacción abiertas para facilitar que los empleados compartan comentarios e ideas.   

Productividad y rendimiento mejorados

Brindar a los empleados herramientas digitales que sean fáciles de usar y funcionen de manera consistente aumentará la productividad. Sin embargo, muchos trabajadores luchan a diario con hardware tosco y sistemas internos que son lentos e innecesariamente complejos. 

Esto puede generar sentimientos de frustración y futilidad, lo que en última instancia hace que los empleados se desconecten. Equipados con las herramientas adecuadas, los empleados se sienten motivados y empoderados para hacer un gran trabajo.

Acceso más fácil al aprendizaje y al desarrollo

Las investigaciones indican que un mejor acceso a los programas de desarrollo profesional representa casi un tercio del modelo general de experiencia de los empleados. Invertir en aprendizaje y desarrollo puede ayudar a involucrar a su fuerza laboral.

Al mismo tiempo, también promueve el crecimiento profesional y el desarrollo profesional. 

Más soporte para trabajadores híbridos y remotos

El 61 % de los líderes de RR. HH. dice que para lograr los objetivos de la organización, la cultura es más importante en un modelo de trabajo híbrido que en un modelo de trabajo in situ. 

La experiencia digital es integral para construir y mantener esa cultura. Al equipar a los empleados con herramientas digitales fáciles de usar, las organizaciones pueden ayudar a su gente a hacer bien su trabajo. Una experiencia digital positiva también puede respaldar todo tipo de creación de equipos virtuales. En última instancia, son las herramientas digitales las que pueden ayudar a facilitar conexiones significativas entre los miembros del equipo. 

Cómo crear una experiencia digital positiva para los empleados 

Antes de invertir tiempo y recursos en mejorar el lugar de trabajo digital, es importante definir su estrategia de transformación digital. 

Hasta hace poco, pocas empresas habían adoptado un enfoque estratégico para la experiencia digital de sus empleados. 

Aquí hay seis áreas del lugar de trabajo digital para priorizar para mejorar:

1. Hazlo fácil 

La facilidad de uso debe ser el objetivo de cualquier tecnología, ya sea para los empleados o para los clientes. El diseño del software y la experiencia del usuario ha avanzado significativamente para ser mucho más intuitivo y fácil de usar. 

Sus empleados están acostumbrados a diseños más fáciles de usar en la tecnología que usan personalmente. Por lo tanto, tiene sentido que esperen que su organización brinde la misma experiencia. Por ejemplo, ahora se puede acceder a la mayoría de la información desde nuestros dispositivos móviles. Las personas pueden ver métricas y resultados en tiempo real. 

¿Qué tan fácil o difícil es para los empleados usar la tecnología de su organización para hacer su trabajo? ¿Qué tan rápido pueden obtener respuestas sobre cualquier cosa? 

Averigüe dónde están las brechas recopilando datos de los comentarios de los usuarios, encuestas y soporte de TI. Busque áreas donde las mejoras tendrán un gran impacto en la experiencia del usuario.

2. Personalízalo 

Las personas interactúan con la tecnología de diferentes maneras. Esto significa que es importante entender cómo los segmentos de su fuerza laboral usan las herramientas. Si lo hace, le ayudará a diseñar una experiencia más personalizada. 

Para muchas empresas, esto significa mapear personas o perfiles para las poblaciones de empleados. Es útil seguir el viaje de los empleados para ver cómo interactúan con las herramientas. 

Puede construir personajes comenzando con la demografía de los empleados, las funciones laborales, las aspiraciones, los desafíos que enfrentan y las preferencias. La realización de grupos focales y pruebas de usuarios también es un paso importante.

Las personas y los viajes deberían ser solo el comienzo. Para crear una experiencia verdaderamente personalizada, querrá facilitar a los empleados la personalización de sus herramientas digitales para satisfacer sus necesidades y preferencias específicas.

3. Mídelo

Como mínimo, querrá utilizar encuestas de opinión de los empleados para recopilar información. Cada vez más empresas emplean herramientas de gestión DEX digitales para respaldar la mejora continua. Las herramientas de gestión DEX agregan datos de uso y rendimiento. Luego, analizan la información y las tendencias para obtener conocimientos que ayuden a guiar la estrategia y la mejora. 

Por ejemplo, el software de gestión DEX puede medir y evaluar:

1. Qué tan rápido funciona la red durante las horas pico

2. Cuáles tecnologías tienen un bajo rendimiento y brindan orientación sobre cómo mejorarlas

3. Qué tan efectivos son los dispositivos y las aplicaciones móviles de los empleados para ayudarlos a realizar las tareas diarias

4. Qué fácil es para los empleados usar sus plataformas de colaboración.

4. Habilitar la colaboración

Proporcione herramientas de colaboración que creen oportunidades para colaborar de manera efectiva. 

Alentar a los empleados a compartir ideas debe ser una prioridad en el diseño de una mejor experiencia digital. A medida que los lugares de trabajo hacen la transición a un modelo remoto híbrido, a muchos líderes les preocupa que vean una caída en la colaboración y la innovación.

Las encuestas de compromiso de los empleados pueden recopilar comentarios de los encuestados sobre los niveles de compromiso. Pero estas encuestas también pueden medir el sentido de pertenencia, la satisfacción laboral y la experiencia general de los miembros del equipo. 

Piense en cómo su cartera de herramientas permite la colaboración y la alineación del equipo. Las herramientas de videoconferencia, uso compartido de archivos y administración de proyectos ayudan a los equipos a conectarse fácilmente. 

Por ejemplo, ¿permite que los empleados graben reuniones? ¿Puede ayudar a fomentar una buena etiqueta de Zoom para romper las barreras entre las zonas horarias? ¿De qué manera puede usar las herramientas para equilibrar mejor la escala de equilibrio entre el trabajo y la vida? 

5. Democratizar las comunicaciones

Las comunicaciones internas sólidas y bidireccionales son fundamentales para crear una experiencia positiva para los empleados. Democratizar la comunicación ayuda a mejorar las relaciones con los empleados y lograr los objetivos de la organización. 

Cuando se aborda con cuidado y se construye con herramientas digitales flexibles, las comunicaciones internas pueden ayudar a optimizar las operaciones, reforzar la cultura, profundizar el compromiso y potenciar la marca del empleador. 

Si bien las primeras intranets y plataformas de comunicación para empleados solían tener funciones limitadas, eso está cambiando rápidamente. Las organizaciones ahora pueden implementar más fácilmente una plataforma flexible que funciona como una intranet social moderna. 

Las organizaciones pueden usar estas plataformas digitales para establecer foros comunitarios, recopilar ideas y comentarios, y realizar encuestas. Todas estas herramientas ayudan a dar voz a los empleados y a asegurarse de que sus opiniones sean valoradas.

6. Mejorar la formación y el apoyo 

Las organizaciones deben hacer que la capacitación esté disponible y sea de fácil acceso. Una de las formas más impactantes de crear una experiencia digital positiva es brindar la capacitación y el apoyo que los empleados necesitan. 

Al implementar una nueva herramienta digital, los empleadores también deben promoverla. La falta de concienciación y formación suele ser la causa de una baja adopción digital y una mala experiencia.

A veces, las organizaciones ya cuentan con herramientas digitales y capacitación. Pero pueden carecer de los recursos técnicos para apoyarlos. En este caso, es posible que puedan mejorar la experiencia digital simplemente proporcionando mejores recursos de soporte técnico. 

¿Cuál es el tiempo de respuesta para obtener soporte técnico en vivo? ¿Se resuelven los problemas en la primera llamada? Las empresas pueden trabajar con sus equipos de TI para profundizar en los datos de soporte. Si es necesario, pueden proporcionar recursos adicionales para ayudar a habilitar un soporte generalizado. 

Desafíos de invertir en la experiencia digital de los empleados

Hay muchas razones por las que las organizaciones luchan por optimizar la experiencia digital de sus empleados. Por ejemplo, el cambio y la gran complejidad de las necesidades de los empleados evolucionan rápidamente. 

Pero cada vez más empresas reconocen que mejorar la experiencia digital es esencial para el éxito. Reduzcamos las barreras potenciales en tres áreas principales: 

Asumir una escala técnica y complejidad

A medida que las organizaciones crecen y escalan, también lo hace su ecosistema digital. Esto depende de una variedad de factores, como el tamaño, la industria, las expectativas y más. 

En muchos casos, los empleados utilizan una gran variedad de herramientas digitales para hacer su trabajo. Solicite a los líderes de TI que le ayuden a asegurarse de que está invirtiendo en tecnologías compatibles. 

Gestionar el cambio cultural

Esto significa involucrar a las partes interesadas de TI, recursos humanos, instalaciones y otros departamentos para planificar e implementar mejoras en la experiencia digital de los empleados.

De lo contrario, puede terminar con silos desconectados que no funcionan bien juntos. Esto puede crear barreras para la colaboración en toda la organización que, en última instancia, impactan en su cultura. Además, tenga cuidado de presionar demasiado cambio a la vez. Los empleados ya sufren de fatiga por el cambio, especialmente cuando se trata de tecnología. 

Obtener la aceptación del liderazgo

La implementación de nuevas tecnologías para mejorar la experiencia digital del empleado es costosa. Es posible que muchas organizaciones ya hayan realizado grandes inversiones en soluciones fallidas que no cumplieron sus promesas. Además, las herramientas digitales internas deben competir con los proyectos externos. 

Para ganar la aceptación financiera de ciertas mejoras, muestre la correlación directa de que los sistemas funcionan. Concéntrese en el valor del compromiso y la retención de los empleados.

No se puede negar que se necesita mucho para optimizar la experiencia digital de los empleados. No va a suceder todo a la vez, y no debería. Pero al desarrollar una estrategia sólida que esté bien informada por los comentarios y las preferencias de los empleados, puede lograr un progreso constante. A largo plazo, lo ayudará a mejorar su lugar de trabajo digital y la retención virtual para el futuro. 

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