Tips para implementar un modelo de mejora continua (Kaizen)

Kaizen es una palabra japonesa que se traduce como “mejora continua”. Es una filosofía de “hacerlo mejor cada día, con todos y en todas partes”

Piensa en tu vida diaria, en tu trabajo, en la escuela, en el hogar, en tu vida social, etc. ¿Existe algún aspecto de tu vida que podría mejorarse? Si bien puedes estar contento con tu vida, recuerda que siempre hay aspectos que se pueden mejorar.

No existe un líder empresarial que le diga que no a poder mejorar su negocio. Cualquiera que sea su capacidad, las mejoras comerciales deben ser constantes dentro de una organización. Un proceso llamado mejora continua proporciona precisamente este valor. Este artículo mostrará cómo puedes ayudar a que su empresa funcione mejor.

Las mejoras comerciales no solo benefician el resultado final, sino que también mejoran la calidad, la seguridad y la satisfacción tanto de los empleados como de los clientes.

Tanto si sabes lo que necesita mejorar como si no, este artículo te proporcionará todo lo que necesitas saber sobre la mejora continua, así como ejemplos de implementación que podrían beneficiar enormemente a su organización.

¿Qué es la mejora continua (Kaizen)?

La palabra Kaizen proviene de dos términos japoneses: kai, que significa “mejora”, y zen, que significa “bueno” o “bienestar”. La combinación de estas palabras crea el concepto de mejora continua. Kaizen se refiere al proceso de mejora continua en todos los aspectos de un negocio, desde las prioridades estratégicas hasta las operaciones diarias. El principio de mejora continua se basa en la idea de que, si realizamos pequeñas mejoras de forma continua a lo largo del tiempo, estas pueden conducir a cambios importantes a largo plazo.

El proceso Kaizen se popularizó en la década de 1950 después de la Segunda Guerra Mundial por los fabricantes japoneses. El objetivo del método Kaizen es mejorar continuamente los procesos para eliminar cualquier desperdicio. En este contexto, el desperdicio se refiere al uso ineficiente del tiempo o a la redundancia en los procesos.

Un ejemplo muy conocido del modelo de mejora continua es el modelo de producción de Toyota, que se centra en fabricar solo “lo que se necesita, cuando se necesita y en la cantidad necesaria”. Desde entonces, este modelo se ha aplicado a muchas empresas, incluso fuera del sector de producción.

En términos generales, la mejora continua tiene como objetivo:

• Aumentar la eficiencia
• Aumentar la calidad
• Reducir costos

Las organizaciones que implementan la mejora continua logran esto haciendo mejoras pequeñas y graduales a lo largo del tiempo.

¿Qué es el proceso de mejora continua?

El objetivo de este proceso es optimizar las actividades que generan valor agregado para los clientes y eliminar las ineficiencias. Al igual que en los procesos Lean, el principio de mejora continua tiene como objetivo eliminar tres tipos de desperdicio.

4 principios clave de la mejora

El abuelo de los modelos de mejora continua es el ciclo de Deming o Shewhart: Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA). Walter Shewart introdujo por primera vez el ciclo PHVA, que luego fue desarrollado por W. Edwards Deming.

El ciclo PHVA se divide en 4 pasos principales:

Este marco se usa para abordar y resolver problemas relacionados con la gestión de proyectos y la mejora de procesos. Debido a su naturaleza cíclica, esta metodología facilita la implementación de cambios de forma continua.

4 Modelos de Mejora Continua

Las empresas utilizan múltiples modelos de mejora continua Kaizen para mejorar los flujos de trabajo, la participación de los empleados, la satisfacción del cliente y sus resultados generales. Estos son los 5 más populares:

1. Six Sigma

Se enfoca en impulsar una capacidad mejorada, específicamente a través de la reducción de la variación y la mejora del control del proceso. La mayoría de los trabajadores pueden recibir capacitación para aplicar las siete herramientas básicas de calidad, con una necesidad muy limitada de comprender las estadísticas.

Más allá de eso, algunos proyectos utilizarán análisis de datos rigurosos para mejorar los procesos. Los experimentos diseñados, el diseño para la fabricación, la prueba de hipótesis y el modelado por computadora pueden incorporarse en el extremo superior, especialmente en procesos de bajo volumen, nuevos o de alta complejidad.

2. Lean

Se enfoca en sacar del flujo hacia el cliente las actividades que no agregan valor y el desperdicio en todas sus formas. A través de la participación en eventos kaizen de varios días, los trabajadores están empoderados para realizar cambios sensibles, a menudo utilizando herramientas no basadas en datos, como el mapeo de procesos, 5s, detección de errores y cinco por qué.

3. La teoría de las restricciones

Utiliza la comprensión del proceso para encontrar y gestionar los cuellos de botella para mejorar el sistema. Esto se hace a lo largo del flujo de operaciones y sucede iterativamente a medida que se reduce un cuello de botella y el siguiente se vuelve evidente.

4. La gestión de calidad total (TQM)

Es un modelo centrado en el cliente que utiliza el compromiso de los empleados, el pensamiento sistemático, la toma de decisiones basada en hechos y otros principios para impulsar la mejora en un negocio. Es un paraguas temprano para muchos de los otros modelos. Al igual que cualquier tipo de mejora de procesos, debe recordar rastrear y monitorear cualquier cambio para asegurarse de que está siguiendo hacia la mejora, en lugar de dañar cualquier otra parte del proceso.

5 Aspectos Cruciales de un Plan de Mejora

1. La mejora se basa en pequeños cambios, cada uno de los cuales puede implementarse en un período de tiempo bastante corto.
2. El aporte de toda la fuerza laboral es necesario (los empleados que realizan el proceso deben participar en las decisiones de cambio), como dijo una vez el fundador de Panasonic, Konosuke Matsushita, ” la existencia continua depende de la movilización de cada gramo de inteligencia”.
3. Se debe permitir que los empleados se apropien de las decisiones de mejora, y estarán más involucrados en los cambios que propusieron en primer lugar.
4. La comunicación sobre el cambio es crucial para el éxito continuo: cuanto más grande es la organización, más difícil se vuelve. Aquí es donde las herramientas de software realmente pueden ayudar.
5. La mejora debe analizarse, para ver si realmente es efectiva, nuevamente donde las herramientas de software realmente pueden ayudar.

7 consejos para abordar el proceso de mejora continua

En el proceso de mejora continua Kaizen, los cambios son fáciles de realizar. Sin embargo, te recomendamos seguir estos consejos para tener éxito.

1. Promover pequeños cambios manejables

Roma no se construyó en un día: el mismo precepto se aplica para dominar la mejora continua Kaizen.

Para la mayoría de las empresas, la mejora puede tener dos variantes:

• Incremental: Lentamente con el tiempo, en pasos
• Avance: un gran estallido de cambio que sucede todo a la vez

Si bien los cambios a gran escala pueden conducir a mejoras significativas, es probable que abrumes a tus empleados. En su lugar, debe considerar dividir cada iniciativa en partes más pequeñas, a nivel de departamento, grupo o individuo.

2. Priorizar la retroalimentación constante

La retroalimentación es vital en el funcionamiento de cualquier organización exitosa, especialmente cuando se trata de impulsar el cambio.

Como líder, debes prestar mucha atención a las perspectivas y opiniones de cada colaborador dentro de la empresa. Es fundamental registrar los puntos presentados en cada reunión y dar seguimiento a las inquietudes y sugerencias.

Los líderes pueden alentar la retroalimentación entre la fuerza laboral mostrando abiertamente su aprecio por la retroalimentación recibida y dejando un lenguaje corporal positivo con cada respuesta.

3. Trabajar con un objetivo final

Todo proceso de mejora debe incluir un objetivo final claro que justifique los cambios. Una visión estructurada pone las cosas en perspectiva, esbozando los pasos y la actitud necesarios para mejorar. Los objetivos finales deben ser realistas y prácticos al mismo tiempo que ofrecen un sentido de desafío y urgencia.

Asegúrese de que haya métricas cuantificables como KPI y competencias básicas de los empleados para ayudar a medir el progreso hacia el cumplimiento de un objetivo final.

Su objetivo final sirve como la estrella polar que lo mantiene encaminado, especialmente cuando navega por un proceso complejo de mejora continua con una multitud de cambios.

4. Aclarar y comunicar los objetivos finales

Una visión compartida es necesaria para impulsar un modelo de mejora. Una vez que haya recopilado los objetivos finales, es crucial hacerlos accesibles a todas las partes interesadas dentro de la organización.

Al hacerlo, puede recibir la respuesta necesaria para afinar sus decisiones. Es posible que descubra nuevas metas en el camino para ayudarlo a cumplir sus objetivos de manera más rápida y eficiente.

Una empresa bien alineada permite a los empleados llevar los valores de la organización de manera uniforme, manteniéndose motivados y trabajando en colaboración en lugar de en silos o de manera competitiva.

5. Aplicar un marco de modelo de mejora

Ha habido múltiples modelos de procesos de mejora continua a lo largo de los años, cada uno con un enfoque único y probado para navegar por la gestión del cambio.

Puede considerar elegir uno o una combinación de estos marcos de la “fase de definición” (antes de la implementación) para determinar la combinación más adecuada para aumentar las posibilidades de éxito.

6. Mostrar aprecio

La gestión del cambio organizacional es un esfuerzo colectivo; responsabilidad de todos. Como líder, es vital guiar y motivar a los empleados en las diferentes etapas del proceso. Puede lograr esto celebrando el éxito de cada colaborador.

Los gestos simples que pueden ser muy útiles incluyen compartir historias de éxito y pequeños incentivos por un trabajo bien hecho. La cultura laboral positiva mantendrá a los equipos enfocados en sus tareas, inspirados para asumir un enfoque proactivo para impulsar el cambio dentro de la empresa.

7.  Repetir el proceso

Como sugiere el término, un proceso de mejora continua no es un destino sino un viaje continuo. Es fundamental aprender de ciclos anteriores para afinar futuras iniciativas y asegurar una gestión de calidad. Los equipos deben trabajar en estrecha colaboración para mantener y mejorar los procesos existentes a través del cuidado y la dedicación.

Construir una mentalidad de mejora continua en la cultura de su organización requiere práctica diaria y, con el tiempo, verá un aumento en la eficiencia, la productividad y la calidad de sus operaciones.

En QServus, estamos liderando la revolución del Customer Real Time Feedback impulsado por IA para incrementar la lealtad de tus clientes, proporcionando a las empresas herramientas que mejoren la calidad de su servicio.
No dejes pasar la oportunidad de obtener todo el potencial de una plataforma de clase mundial a un precio asequible.