Un lugar en el que muchos de nosotros queremos mejorar es el lugar de trabajo. Los líderes, en particular, quieren fomentar un entorno de mejora constante al brindar a su equipo las herramientas y el impulso para poder crecer y desarrollarse.
¿Qué es la mejora continua?
En pocas palabras, la mejora continua es un esfuerzo constante y continuo para mejorar algo. Este “algo” puede ser un producto, un servicio, el conjunto de habilidades de uno o la forma de trabajar de un equipo.
Las empresas utilizan una gran cantidad de metodologías para estructurar el proceso de identificación y actuación ante las oportunidades de mejora. Es posible que estés familiarizado con Six Sigma, Kaizen, Lean, Toyota Production System y otros. Aunque estas metodologías difieren, la base de cada una de ellas es el modelo de mejora continua.
El modelo de mejora continua refleja la idea de que las organizaciones deben implementar constantemente mejoras incrementales en los servicios, productos y procesos. El enfoque se aplica a todas las industrias y tamaños de empresas. Varios principios centrales guían el modelo de mejora continua.
Principio 1: Debe definirse el trabajo estándar
A menudo se pasa por alto este primer principio que se debe definir, pero es la base de la mejora continua. El trabajo estándar es la mejor práctica actual para cualquier actividad o proceso. Debe estar bien documentado, creado por los operadores del proceso y fácilmente disponible en el lugar donde se realiza el trabajo.
El trabajo estándar se convierte en la base sobre la que se produce la mejora. Cuando se sugiere una mejora, el equipo inicia un ciclo estructurado para probar posibles ajustes al estándar. Si el cambio da como resultado una mejora medible y sostenible, el estándar se actualiza y el proceso comienza de nuevo con la idea de mejora posterior.
Principio 2: Las mejoras se basan en cambios a pequeña escala en lugar de cambios de paradigma significativos o nuevos inventos
Este elemento de la cultura de mejora es esencial porque los cambios significativos suelen asustar y desestabilizar a las organizaciones. Al abordar el cambio en pasos pequeños e incrementales, el modelo de mejora continua reduce el factor miedo y aumenta la velocidad de la mejora. Siguiendo este principio, la organización no necesita esperar un cambio estratégico o el lanzamiento de un nuevo producto para avanzar.
Vale la pena explorar cualquier idea que elimine el desperdicio, acelere los tiempos de producción, reduzca los defectos o permita a los empleados desarrollar nuevas habilidades. Además, este enfoque abre la puerta a considerar propuestas a pequeña escala para mejorar los procesos y permitir que los empleados hagan su mejor trabajo.
Principio 3: Las ideas de los empleados guían el trabajo de mejora
El modelo de mejora continua depende en gran medida de los empleados, no solo del liderazgo. Este modelo de mejora ascendente es efectivo porque los empleados están más cerca de los problemas y, por lo tanto, están mejor equipados para resolverlos.
Al pensar en estos dos principios, considera el valor de involucrar a tu personal. Si le pides ideas a todos en la organización para crear una nueva línea de productos o revolucionar la forma en que atienden a tus pacientes, es probable que obtengas poca información; Los miembros del personal están enfocados en su trabajo diario. Ellos, comprensiblemente, no pueden presentar ideas monumentales que cambien la dirección de la organización.
En su lugar, pregúntale a las personas qué mejoras podrían hacer para ahorrarles cinco minutos al día. Luego, capacítalos para implementar esa mejora y extiéndela a todos los demás en la organización que realizan el mismo tipo de trabajo. De esta manera, puedes tomar una pequeña idea que cualquiera podría tener y generar un impacto significativo. Por ejemplo, si te llega una idea por parte de diez empleados, donde cada uno de ellos se ahorra cinco minutos al día. Son diez ideas. Comparte las diez mejoras con otros cien empleados para que cada uno ahorre cincuenta minutos por día (10 ideas x 5 minutos cada una).
Al pedirle a la gente una pequeña idea que les quite cinco minutos de su día y propagar esas ideas en toda la organización, estarías a punto de ahorrar 3,4 años de mano de obra con las ideas de solo diez personas. ¡Imagínate cuánto ahorrarías si extendiera la “pregunta” de una idea de cinco minutos a toda tu organización!
Otra forma de alentar a los empleados a detectar oportunidades e implementar mejoras es preguntar: “¿Qué le impide hacer su mejor trabajo?”
La mayoría de las quejas involucran un delta entre el estado actual y la idea del empleado de cómo deberían ser las cosas. A veces, el problema incluye una recomendación específica. Podrían decir algo como: “Si tan solo hicieran X, Y y Z, el problema estaría resuelto”. A veces no hay solución incluida.
Los líderes que adoptan el modelo de mejora continua no rehuyen las quejas de los empleados.
Muy al contrario, las asumen como oportunidades de mejora. Si un miembro del equipo nota que algo anda mal y dice algo al respecto, eso es algo bueno. Reunir las ideas de los empleados es el comienzo del ciclo de mejora. Las empresas con cultura de mejora van más allá. Brindan a los empleados un proceso para informar y actuar sobre las ideas para ahorrar dinero, mejorar los procesos, satisfacer a los clientes y mejorar la calidad. Además, brindan sistemas y estructura para hacerlo y reconocen a quienes contribuyen a mejorar la organización con una pequeña iniciativa a la vez.
Principio 4: Las mejoras incrementales suelen ser económicas de implementar
Los empleados tienden a concentrarse en pequeños cambios que se pueden lograr sin mucho gasto. Muchas ideas de los empleados implican eliminar pasos del proceso en lugar de agregarlos, lo cual es una excelente manera de garantizar que cada actividad agregue algo de valor para el cliente y reduzca el esfuerzo desperdiciado.
Principio 5: Los empleados se apropian y participan en las actividades de mejora
Lograr que las personas cambien la forma en que siempre han hecho las cosas es difícil. Lo que lo hace más fácil es implementar cambios que se originaron en las líneas del frente. Cuando las personas desarrollan ideas para mejorar su trabajo, ven intrínsecamente el valor del cambio.
Al involucrar a tu personal en el modelo de mejora continua, los empodera para que se hagan cargo de su trabajo. Como resultado, pueden identificar problemas u oportunidades de mejora, seguir adelante con la implementación de sus ideas, atribuirse el mérito del trabajo y ver un impacto medible de sus esfuerzos. De esta manera, la carga única de la mejora y la gestión de procesos se libera de los gerentes, quienes pueden dedicar su tiempo de manera más efectiva a capacitar al personal en técnicas de mejora y eliminar las barreras para implementar cambios.
Principio 6: El trabajo de mejora está alineado con los objetivos estratégicos
Si bien la mejora diaria está dirigida por los empleados, las propiedades se deciden en función de los objetivos estratégicos de la organización. A través de un proceso llamado implementación de políticas o implementación de estrategias, las metas anuales y a largo plazo de la organización se distribuyen en cascada desde el nivel superior a través de los departamentos y hasta el nivel de empleado individual.
Alinear los objetivos de esta manera sirve para múltiples propósitos:
- Hace que la toma de decisiones sea más manejable al poner a todos en sintonía sobre las prioridades más críticas.
- Ayuda a los empleados a conectar su trabajo diario con el panorama general para que desarrollen una inversión emocional en los resultados.
- Conecta a cada persona con el propósito de la organización y ayuda a dar vida al “por qué” de lo que hacen.
Principio 7: El impacto de la mejora incremental debe medirse y compartirse
Si observas las métricas que se usan con más frecuencia para medir los resultados de una organización, descubrirás un marco de informes sólido basado en los resultados financieros. La rentabilidad, las ganancias y los gastos son indicadores aparentes del éxito de una empresa. Además de los resultados financieros, la mayoría de las empresas tienen mediciones sobre la satisfacción del cliente, los recursos humanos y el cumplimiento.
La mejora continua tiene el potencial de mejorar cada una de estas y otras medidas de efectividad organizacional que uno podría rastrear. Sin embargo, medir, monitorear e informar sobre la mejora es un método efectivo para garantizar que la organización cumpla con sus objetivos estratégicos y supere a la competencia.
Debido a que el modelo de mejora continua depende de los empleados para obtener ideas de mejora, cada persona se involucra más en el resultado del cambio y aumenta el compromiso de los empleados.
En resumen
El enfoque en la mejora aumenta la posibilidad de un cambio positivo sostenible y exitoso. El compromiso mejorado de los empleados también tiene un impacto positivo en la retención, el servicio al cliente, la calidad del producto y el reclutamiento.
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