La globalización ha arrasado con las empresas actuales y ha hecho que los procesos comerciales sean más dinámicos, competitivos y complejos. En consecuencia, todas las organizaciones se comprometen con los proveedores para la provisión de diversos bienes y servicios para maximizar el rendimiento comercial. Los proveedores forman una parte indispensable de cualquier negocio y, por lo tanto, la gestión de proveedores es crucial.
¿Qué es la gestión de proveedores?
Se refiere a todos los procesos y actividades comerciales que se ocupan del ciclo de vida completo de un proveedor para una organización.
Esto incluye, entre otros, la identificación, selección y gestión de proveedores relevantes, junto con una evaluación práctica de su desempeño para garantizar que proporcionen el máximo valor para los requisitos de terceros de la organización.
Dada la complejidad de las relaciones comerciales, la variedad de proveedores comprometidos con las organizaciones y su gran importancia, una definición no puede abarcar mucho. Por lo tanto, este blog cubrirá la necesidad de la gestión de proveedores, sus beneficios, procesos y mejores prácticas.
¿Por qué necesitamos la gestión de proveedores?
Cuando se trata de establecer por qué las empresas necesitan la gestión de proveedores, hay dos pilares principales que debemos reconocer:
Evaluar si los proveedores se están desempeñando de acuerdo con los requisitos de la organización.
Identificar áreas de mejora mientras interactúa con los proveedores a lo largo de su ciclo de vida.
Estos dos factores resaltan principalmente por qué necesitamos la gestión de proveedores: para asegurarnos de obtener el máximo valor de los proveedores para los requisitos relevantes, dados los recursos invertidos en los proveedores. Para aprovechar al máximo el servicio de un proveedor, es importante realizar un seguimiento y medir su desempeño. Con comunicación y retroalimentación regulares, una organización desarrolla una relación transparente con el proveedor, lo que ayuda a encontrar áreas de mejora con soluciones rápidas
Beneficios
- Riesgo reducido: un sistema de gestión de información de proveedores actualizado puede reducir la posibilidad de fraude, como el fraude de facturas, entre el personal y los proveedores, al tiempo que proporciona el beneficio adicional de eliminar los problemas de suministro de una manera que minimiza el riesgo.
- Costos reducidos: un programa de gestión de relaciones con proveedores tiene el potencial de ahorro de costos a largo plazo
- Mayor eficiencia: a medida que avanza la relación y mejora la comunicación, los proveedores obtienen una mejor comprensión de las empresas con las que trabajan. Esto significa una disminución de los retrasos en la cadena de suministro y un flujo operativo mejorado.
- Volatilidad de precios minimizada: en la gestión de relaciones con proveedores, las empresas pueden aprovechar precios fijos o con descuento o aumentos escalonados a cambio de plazos de contrato más largos, niveles mínimos de pedidos y otros criterios de calificación.
- Consolidación de la cadena de suministro : una cadena de suministro consolidada permite a los compradores reducir la cantidad de proveedores a los que compran, lo que agiliza el proceso de compra y simplifica la elaboración de presupuestos.
Desafíos
- Mala comunicación y falta de transparencia: si el proveedor no comprende los objetivos estratégicos de la empresa, sus necesidades y requisitos pueden quedar insatisfechos.
Del mismo modo, la incapacidad de mantener una relación abierta y transparente entre el proveedor y la empresa puede obstaculizar enormemente el progreso que ambas partes logran. - Un proveedor con exceso de trabajo: dado que los proveedores trabajan con varias organizaciones al mismo tiempo, puede haber problemas con la falta de disponibilidad de ciertos productos o retrasos en la prestación del servicio acordado, lo que debilita la relación como resultado.
- Nutrición mantenida: es importante que incluso en tiempos de éxito, una empresa mantenga una relación con el proveedor. Inclúyalos en cada hito y manténgalos al tanto de cualquier plan para cambios futuros en el negocio, así como también reconozca los éxitos anteriores para evitar amargar la relación.
- Conflictos de contrato: un contrato sesgado que no está sincronizado con las necesidades de ambas partes puede generar problemas. Es imperativo que se alcance la armonía entre el proveedor y la organización cuando llegue el momento de poner la pluma en el papel.
El proceso de gestión de proveedores de 5 pasos
1. Identificar el conjunto de metas y objetivos de negocio
Antes de incorporarse a su proceso de gestión de proveedores, es importante identificar el conjunto de metas y objetivos comerciales para los cuales se requieren proveedores. Resaltará lo que cada departamento requiere de terceros para que pueda asignar los proveedores relevantes a cada necesidad sin duplicar esfuerzos y recursos. Estos objetivos también ayudarán a evaluar el desempeño del proveedor frente a los objetivos que se les comunicaron.
2. Identificación de criterios de selección relevantes para la elección de proveedores
Una vez que conozca los objetivos y requisitos que requieren la participación del proveedor, debe definir los criterios de selección para elegir proveedores que proporcionen el máximo valor para el requisito.
Si bien los criterios de selección dependen del tipo de organización y sus requisitos de los proveedores, las medidas estándar incluyen precios, calidad del trabajo anterior, reconocimientos industriales, reputación legal, etc. Las organizaciones también participan en RFQ, RFP y RFI para seleccionar proveedores relevantes. especialmente cuando los requisitos son significativos.
3. Evaluación y selección de proveedores.
El siguiente paso es evaluar a todos los proveedores relevantes en función de los criterios de selección que haya identificado. La mayoría de las organizaciones evalúan a los proveedores en función de los precios que han cotizado. Sin embargo, es igualmente importante tener en cuenta los otros criterios que ha identificado.
Evalúe las cotizaciones y propuestas proporcionadas por los posibles proveedores y asegúrese de obtener las máximas oportunidades de ahorro de costos. Analice los términos y condiciones para ver qué tan bien los proveedores planean cumplir con los requisitos de la organización. Al mismo tiempo, asegúrese de haber realizado un análisis exhaustivo y holístico de las fortalezas y debilidades de los proveedores y, estudie cómo las amenazas y oportunidades del entorno externo pueden afectar su compromiso con los proveedores.
4. Negociación y contratación con él(los) proveedor(es) seleccionado(s)
Ahora que ha elegido a los proveedores relevantes, debe ejecutar el proceso de contratación para incorporarlos finalmente. Asegúrese de involucrar a todas las partes interesadas importantes en el proceso de contratación para obtener información valiosa sobre cómo el contrato puede garantizar la máxima entrega de valor. En muchos casos comerciales, el proceso de contratación lo ejecuta el equipo de finanzas/adquisiciones con los altos ejecutivos de las unidades comerciales, mientras que los grupos que trabajarán con los proveedores en el día a día no son consultados.
Colabore con los proveedores para garantizar que el proceso de negociación se desarrolle sin problemas y con un mínimo de obstáculos. Ya hemos establecido los beneficios de la construcción de relaciones significativas con los proveedores.
5. Evaluación del desempeño del proveedor
El proceso de gestión de proveedores no termina una vez que elige a los proveedores. Después de su selección e incorporación, debe evaluar periódicamente su desempeño para ver qué tan bien están cumpliendo con los objetivos y requisitos establecidos. Para garantizar una evaluación práctica, asegúrese de haber establecido KPI para medir el rendimiento. Esto también proporcionará información sobre las áreas de mejora para maximizar el rendimiento del proveedor. También nos dice qué tan efectivo es nuestro proceso de gestión de proveedores y cómo se puede optimizar aún más.
Factores clave que impulsan la gestión de proveedores
Un documento técnico de Zycus sobre ” Bloques de construcción para mejorar la gestión de proveedores ” [1] ha identificado otros factores clave que actualmente impulsan la necesidad de una gestión de proveedores:
- Aumento de la escala operativa que da como resultado una mayor necesidad de proveedores locales y globales.
- La creciente complejidad de las cadenas de suministro que también resultan en una mayor profundidad de la base de proveedores de la organización.
- Riesgos crecientes en una cadena de suministro que pueden hacer que las organizaciones sean más vulnerables a fallas en el desempeño si sus proveedores involucrados no son administrados y evaluados de manera efectiva
- Gestión de datos de proveedores que permite a las organizaciones optimizar los datos cruciales de los proveedores para proporcionar información significativa para mejorar la gestión de proveedores.
- Establecer relaciones a largo plazo con los proveedores que permitirán a los proveedores y las organizaciones colaborar significativamente y crear sinergias para maximizar el rendimiento a largo plazo.
- Aprovechar las relaciones con los proveedores en tiempos de dificultades organizacionales o externas para garantizar que el rendimiento comercial no fluctúe
- Una competencia creciente que implica que las organizaciones tienen que identificar y mejorar aspectos de sus procesos de negocio que les puedan proporcionar una ventaja competitiva.
- Igualar los estándares industriales de rendimiento de los proveedores para que las organizaciones puedan lograr el mejor rendimiento de su clase
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