Con buenas intenciones, muchos líderes evitan dar criticas o feedback para empleados, pensando que preservarán la motivación. Pero al no tener una estrategia basada en feedback, privan al equipo de una guía invaluable para el mejoramiento continuo. La moral se resiente cuando los colaboradores carecen de un camino claro hacia el progreso.
Si bien la retroalimentación es un pilar del éxito organizacional, un enfoque descuidado puede ser contraproducente. Comentarios impersonales o severos generan un entorno hostil que mina el compromiso. Ambos extremos – ausencia total de críticas o críticas inadecuadas – son perjudiciales.
La clave reside en fomentar una cultura de feedback constructivo y oportuno. Este artículo comparte estrategias comprobadas para perfeccionar el delicado equilibrio de brindar orientación edificante que catalice el crecimiento individual y colectivo.
¿Por qué una retroalimentación adecuada es importante?
Una retroalimentación adecuada es crucial porque impulsa el compromiso y el crecimiento de los empleados. Estadísticas revelan que solo el 2% se compromete después de un feedback deficiente. En cambio, un enfoque eficaz va más allá de una sesión puntual entre líder y subordinado.
Se trata de un proceso continuo caracterizado por comentarios constructivos, seguimientos programados y objetivos SMART. Estos elementos evitan que malos hábitos se arraiguen y se conviertan en problemas mayores. Permiten realizar ajustes dinámicos basados en feedback para empleados para mantener el rumbo correcto.
Además, reconoce que no todos los empleados son iguales. Una técnica única no es ideal dada la naturaleza dinámica del capital humano. Los métodos adecuados consideran estas diferencias individuales para tomar decisiones informadas al abordar áreas de mejora.
Algunos colaboradores extrovertidos pueden preferir sesiones presenciales de feedback cara a cara. Otros más tímidos, pueden sentirse más cómodos con mecanismos anónimos como las evaluaciones 360°.
En resumen, un enfoque de retroalimentación oportuno, constructivo y personalizado es indispensable para desbloquear el verdadero potencial de crecimiento y compromiso en los equipos de trabajo.
Tipos de Retroalimentación (Por Proveedor)
Autoevaluación
En la autoevaluación, los empleados realizan una autorreflexión sobre su propio desempeño, identificando fortalezas, debilidades y logros alcanzados. Por ejemplo, antes de una evaluación formal, se les puede pedir que completen un formulario de autoevaluación respondiendo preguntas como:
- ¿Cuáles fueron sus mayores logros este período?
- ¿Qué áreas cree que necesita mejorar?
- ¿Qué objetivos se ha fijado para el próximo período?
Este proceso les permite ganar autoconciencia y determinar los próximos pasos para su crecimiento profesional con el apoyo de sus compañeros y líderes.
Retroalimentación entre Pares
La retroalimentación entre pares implica que los empleados de igual nivel jerárquico intercambien comentarios constructivos entre sí. Esto suele realizarse a través de formularios de encuestas, que pueden ser anónimos. Las preguntas se enfocan en evaluar habilidades, competencias, colaboración y contribución al equipo. Por ejemplo:
- En una escala del 1 al 5, ¿qué tan efectiva considera la comunicación de X con el equipo?
- Proporcione un ejemplo de cómo X demostró liderazgo este trimestre.
Al trabajar juntos día a día, los compañeros tienen una perspectiva única del desempeño de sus pares.
Retroalimentación Ascendente
En la retroalimentación ascendente, el flujo de comentarios va desde los empleados hacia sus gerentes o líderes. Esto ayuda a los líderes a identificar puntos ciegos y áreas de mejora en sus capacidades de gestión que puedan afectar el desempeño o compromiso de su equipo. Preguntas típicas incluyen:
- ¿Qué tan bien comunica X las prioridades y objetivos?
- ¿Qué podría hacer X para ser un mejor líder para el equipo?
Retroalimentación Descendente
La retroalimentación descendente involucra a los gerentes o supervisores brindando retroalimentación a sus subordinados directos. Esto puede tomar la forma de revisiones de desempeño individuales o encuestas formales. Se enfoca en evaluar el rendimiento, identificar áreas de mejora y establecer planes de acción. Por ejemplo:
- Basado en los objetivos fijados, ¿cómo calificaría el desempeño de X este año?
- ¿Qué pasos específicos puede tomar X para desarrollar [habilidad clave]?
Al provenir de una posición de autoridad, este tipo de retroalimentación es especialmente crítica para orientar el desarrollo profesional de los empleados.
Tipos de Retroalimentación (Por Formato)
Retroalimentación Informal
La retroalimentación informal ocurre de manera espontánea y casual en el día a día. Por ejemplo, cuando un gerente felicita a un empleado por un trabajo bien hecho o un compañero sugiere un enfoque diferente durante una reunión. Se centra en orientación y coaching en el momento, sin procesos estructurados.
Por ejemplo, un gerente se acerca al escritorio de un empleado y lo felicita por su presentación efectiva en la reunión con un cliente importante.
Retroalimentación Formal
A diferencia de la informal, la retroalimentación formal implica un proceso estructurado y programado con anticipación. Suele tomar la forma de evaluaciones de desempeño, revisiones anuales o encuestas de 360 grados. Involucra preparación, documentación y suele ser más exhaustiva que los comentarios informales.
Por ejemplo, una revisión trimestral estructurada donde un gerente analiza las metas y progresos de un empleado.
Retroalimentación Formativa
La retroalimentación formativa es provisional y se brinda a lo largo de un período de tiempo con el objetivo de permitir ajustes y mejoras continuas. Es parte de un proceso de desarrollo en curso, centrándose en áreas de mejora identificadas.
Ejemplo: Un gerente tiene sesiones de coaching quincenales con un empleado para analizar su progreso hacia objetivos acordados y hacer ajustes según sea necesario.
Retroalimentación Sumativa
Por otro lado, la retroalimentación sumativa es una evaluación general del desempeño dado después de un período de tiempo específico. Resume el rendimiento total y logros alcanzados durante ese lapso.
Las revisiones anuales o semestrales donde se califica el desempeño general son ejemplos de retroalimentación sumativa.
Tipos de Retroalimentación (Por Calidad)
Retroalimentación Constructiva
La retroalimentación constructiva ayuda al receptor a comprender qué está haciendo, tanto lo positivo como lo negativo, y el impacto que tiene en la organización. Se enfoca en comportamientos y habilidades específicas, no en juicios de valor sobre la persona.
Ejemplo: “Cuando usas un tono de voz elevado durante los desacuerdos, puede hacer que otros se sientan atacados e incómodos para expresar sus puntos de vista.”
Retroalimentación Destructiva
Por el contrario, la retroalimentación destructiva ataca directamente las personalidades de los empleados o se enfoca en exagerar y criticar sus defectos personales en lugar de sus comportamientos y habilidades laborales.
Ejemplo: “Eres realmente torpe al presentar informes, nunca terminas nada a tiempo.”
Retroalimentación de Aprecio
La retroalimentación de aprecio reconoce a los empleados por su arduo trabajo, logros y contribuciones positivas al lugar de trabajo. Refuerza los comportamientos y esfuerzos deseados.
Ejemplo: El equipo valoró mucho tu iniciativa para coordinar los esfuerzos entre departamentos, facilitó enormemente el proceso.
La retroalimentación constructiva y de aprecio son esenciales para motivar y desarrollar a los empleados. La retroalimentación destructiva socava la moral, el compromiso y debe evitarse. Un equilibrio saludable ayuda a crear una cultura de reconocimiento y mejora continua.
5 Técnicas para Brindar Retroalimentación Efectiva
La Técnica del Sándwich
Esta técnica implica estructurar la retroalimentación en tres partes:
- Comenzar con un comentario positivo o halago
- Seguir con la crítica constructiva o área de mejora
- Finalizar con otro comentario positivo
Un ejemplo sería:
Comentario Inicial Positivo: “Juan, tu presentación sobre el nuevo proceso de ventas estuvo muy bien organizada y explicada de forma clara.”
Crítica Constructiva: “Sin embargo, noté que en ciertas partes el ritmo decaía y la audiencia parecía perder algo de interés. Intenta practicar más para mantener un mejor ritmo y tono enérgico durante toda la presentación.”
Comentario Final Positivo: “Pero en general, fue un excelente trabajo al transmitir información clave de manera concisa.”
Esta técnica busca “endulzar” la crítica colocándola entre dos comentarios positivos. Aunque bien intencionada, puede confundir el mensaje principal y restar credibilidad.
Los receptores podrían pensar: “¿Hice las cosas bien o mal? Los halagos contradicen la crítica”.
Además, al asociar críticas con cumplidos, se genera la expectativa de recibir comentarios negativos después de los positivos, minando la confianza.
Para Mejorarla:
- Comience con lo positivo para establecer una base constructiva.
- Brinde la crítica de manera directa pero respetuosa, sin rodeos.
- Concluya con un plan de acción con pasos específicos que el receptor pueda tomar para mejorar, en lugar de más halagos.
La clave es transmitir claramente las fortalezas y áreas de mejora, sin enviar mensajes contradictorios que resten valor a la retroalimentación.
Aquí está el texto con negritas añadidas en los puntos más relevantes:
Diálogos de Mejora
Los Diálogos de Mejora son un enfoque lúdico y participativo para obtener retroalimentación de los empleados, evitando interrogatorios intimidantes. La dinámica es sencilla:
- El líder y el empleado se sientan juntos con una pila de tarjetas o lista de enunciados incompletos escritos en ellas.
- Cada enunciado representa un tema diferente, como: “Rindo mejor cuando…” (factores de rendimiento) o “Quiero aprender más sobre…” (necesidades de capacitación).
- El empleado elige una tarjeta o enunciado y lo completa con sus propias palabras. Por ejemplo: “Rindo mejor cuando estoy en un entorno colaborativo”.
- Luego, el líder responde con su propia declaración relacionada, manteniendo el diálogo en movimiento y construyendo la conversación.
- Una vez que se ha explorado suficientemente el tema, se elige otro enunciado y se repite el proceso.
Esta técnica fomenta un intercambio abierto de ideas al remover la presión de un interrogatorio directo. Los empleados pueden expresarse libremente sobre temas relevantes sin sentirse juzgados.
Al mantener la conversación fluyendo de manera natural y colaborativa, los líderes obtienen valiosos insights sobre las perspectivas, motivaciones y necesidades de desarrollo de sus equipos.
Los Diálogos de Mejora crean un ambiente propicio para que los empleados se abran y compartan información honesta que pueda impulsar su crecimiento individual y colectivo dentro de la organización.
El Guión DESC
Esta técnica brinda una estructura clara para dar retroalimentación efectiva, evitando comentarios vagos o desenfocados. DESC es un acrónimo que representa los cuatro componentes clave:
Describir
Se debe describir de manera objetiva el comportamiento o situación específica observada directamente, sin basarse en percepciones de terceros.
Por ejemplo: “Durante la reunión del lunes, noté que interrumpiste a varios colegas en tres ocasiones”.
Expresar
En esta etapa, el emisor expresa cómo le hizo sentir o cómo impactó esa situación. Esto brinda contexto al receptor sobre las consecuencias de su comportamiento.
Por ejemplo: “Cuando interrumpiste, me sentí frustrado porque no pude completar mis ideas”.
Sugerir
Luego, se sugiere la acción o cambio de comportamiento deseado de manera constructiva y respetando la agencia del receptor.
Por ejemplo: “En futuras reuniones, te sugiero escuchar sin interrumpir hasta que el orador haya terminado”.
Consecuencias
Finalmente, se describen las potenciales consecuencias positivas de adoptar el cambio sugerido.
Por ejemplo: “Esto permitirá un diálogo más fluido y productivo donde todas las voces puedan ser escuchadas”.
Al seguir este guión, la retroalimentación se vuelve directa, fundamentada y orientada a la solución, incrementando las probabilidades de ser bien recibida y generar un impacto positivo.
Qué y Por Qué”
La técnica del “Qué y Por Qué” es un enfoque directo para brindar retroalimentación. Consiste en:
- Centrarse en lo que ha hecho un empleado (el qué).
- Luego explicar por qué esa acción fue eficaz o ineficaz (el por qué).
Esta técnica elimina ambigüedades, dejando claro que la retroalimentación no cuestiona la personalidad, sino conductas y acciones específicas, junto con sus consecuencias.
Por ejemplo: “Nadia, tu actitud atenta con el cliente les hizo sentirse cómodos y valorados. Eso facilitó la conversación de negocios“.
De cara al futuro, resulta más sencillo para los empleados replicar conductas positivas o evitar errores, al vincularlas directamente con sus impactos.
Feedforward
A diferencia del feedback, que se enfoca en el pasado o presente, el feedforward se centra en el futuro.
Su propósito es desviar la atención de acciones que ya no se pueden cambiar y en su lugar ampliar las posibilidades venideras, evitando repetir errores.
En lugar de decir: “Mike, llevas tres días llegando tarde al trabajo”, el feedforward sugiere: “Durante las próximas semanas, Mike, te recomiendo compartir el coche con Thomas, quien siempre llega puntual“.
Al enfocarse en soluciones prospectivas en lugar de juzgar acciones pasadas, el feedforward promueve un mindset de mejora continua y aprovecha las oportunidades futuras.
1. Sea Específico
Es fácil criticar errores pasados de forma general, pero el feedback para empleados se vuelve ineficaz cuando no es concreto.
En su lugar, céntrese en un comportamiento reciente y explique por qué es un problema. No asuma que el receptor entiende todo el contexto hasta que usted lo aclare.
Por ejemplo: En lugar de “Siempre me interrumpes cuando hablo”, diga: “Ana, esta mañana durante la reunión, interrumpiste mi discurso…“
Ser específico sobre cuándo y dónde ocurrió facilita que el empleado recuerde y corrija el error.
2. Escuchar
El 34% de los empleados siente que sus jefes no los escuchan.
Frecuentemente los líderes se enfocan en señalar lo bueno y malo, pero también es crucial escuchar los puntos de vista de los empleados. Esto puede revelar áreas ciegas sobre cómo usted también contribuye al problema.
Escuchar activamente ayuda a crear soluciones realistas.
3. Dar Consejos Prácticos
Siempre termine sugiriendo soluciones concretas para que el empleado sepa los próximos pasos a tomar.
Decir algo como “Necesitan mejorar sus diseños” no es suficiente, el receptor no sabrá cómo proceder.
Póngase en su lugar y recomiende acciones factibles y personalizadas, no soluciones genéricas o costosas que no puedan implementar.
4. Ser Coherente
Fomente una cultura donde el feedback para empleados sea esperado y visto como una oportunidad de crecimiento. Ofrezca capacitación para que todos, desde la cima hasta la base, aprendan a dar y recibir retroalimentación adecuadamente.
No se limite a un solo método. Utilice múltiples técnicas para que todos se sientan cómodos, como encuestas anónimas para los más tímidos y sesiones individuales para analizar resultados.
Un enfoque coherente y adaptado a las necesidades de cada uno es clave para que la retroalimentación impulse el compromiso y el alto desempeño.
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