10 consejos para dominar la gestión del tiempo en el trabajo

Todos hemos experimentado los problemas de la gestión del tiempo en el trabajo. Te despiertas esperanzado y optimista: no solo cumplirás con todos tus plazos, sino que también irás al gimnasio y prepararás una comida casera saludable.

Entonces la vida sucede. Te vas tarde, te encuentras con el tráfico y llegas a tu escritorio ya frustrado con el mundo. Al sentarse para terminar finalmente ese proyecto que ha estado postergando durante semanas, se da cuenta de que tiene reuniones consecutivas hasta el mediodía, y sí, ya llega tarde a la primera. Finalmente sales de la última reunión y comienzas a revisar los correos electrónicos cuando llegas a una reunión con el vicepresidente. Tiene una petición de última hora para ti. “Solo debería tomar una hora”, dice.

La buena noticia es que hay formas de recuperar esas horas perdidas del día que parecen esquivas. Se trata de la administración personal del tiempo: administre su tiempo en lugar de dejar que él lo controle a usted. Tenemos diez consejos de administración del tiempo para el trabajo para que pueda comenzar

1. Averigua cómo estás gastando tu tiempo actualmente

Para optimizar la gestión de su tiempo personal, primero debes averiguar a dónde va el tiempo. Intenta registrar diligentemente su tiempo durante una semana mediante el seguimiento de tus actividades diarias. Esta auditoría le ayudará a:

Determina cuánto puede lograr factiblemente en un día.

Identifica los tiempos perdidos.

Centrarse en las actividades que proporcionan los mayores rendimientos.

A medida que realices esta auditoría de tiempo, quedará bastante claro cuánto de tu tiempo se dedica a pensamientos, conversaciones y actividades improductivas.
Obtendrás una idea más precisa de cuánto tiempo le llevarán ciertos tipos de tareas (lo que será muy útil para ejecutar en una sugerencia posterior). Este ejercicio también puede ayudarte a determinar el momento del día en que es más productivo; de esa manera, sabrás cuándo trabajar en tus proyectos que requieren mayor concentración y creatividad.

Consejo profesional: Evalúa cuán realista estimas tu tiempo. Al final de tu auditoría, compare cuánto tiempo le tomó completar ciertas tareas o proyectos versus cuánto tiempo esperaba que tomaran. A menudo sobreestimamos la rapidez con la que podemos lograr las cosas. Si hay una diferencia significativa, tómala en cuenta cuando planifique su cronograma en el futuro para que pueda presupuestar su tiempo con mayor precisión y evitar cuellos de botella y plazos incumplidos.

2. Crea un horario diario y respétalo

Este paso es absolutamente crucial para aprender a administrar el tiempo en el trabajo. Ni siquiera intentes comenzar el día sin una lista organizada de tareas pendientes. Antes de dejar el trabajo por el día, crea una lista de las tareas más urgentes para el día siguiente. Este paso te permite ponerte en marcha tan pronto como llegues a la oficina.

Poner todo en papel evitarás que te quedes despierto por la noche dando vueltas y vueltas a las tareas que pasan por tu cerebro. En cambio, su subconsciente se pone a trabajar en sus planes mientras duerme, lo que significa que puede despertarse por la mañana con nuevos conocimientos para la jornada laboral.

Si no puede hacerlo el día anterior, asegúrese de escribir su lista a primera hora de la mañana. Descubrirá que el tiempo que dedica a crear un plan claro no es nada comparado con el tiempo que perderá saltando entre tareas cuando no tenga dicho plan.

3. Prioriza sabiamente

A medida que organizas tu lista de tareas pendientes, la priorización es clave para una gestión exitosa del tiempo en el trabajo. Comienza por eliminar las tareas que no debería realizar en primer lugar. Luego identifica las tres o cuatro tareas más importantes y hazlas primero; de esa manera, te aseguras de terminar lo esencial.

Evalúe su lista de tareas pendientes y asegúrese de organizarla en función de la importancia de una tarea en lugar de su urgencia. Las responsabilidades importantes respaldan el logro de sus objetivos, mientras que las responsabilidades urgentes requieren atención inmediata y están asociadas con el logro de los objetivos de otra persona. Tendemos a dejar que lo urgente domine cuando realmente deberíamos centrarnos en actividades que respalden nuestros objetivos comerciales.

Para evitar este escollo, utilice uno de los consejos de gestión del tiempo para el trabajo que se encuentran en el libro First Things First de Stephen Covey. Ofrece la siguiente matriz de gestión del tiempo, conocida como matriz de Eisenhower, como una herramienta organizativa para priorizar tareas en función de estas ideas de importancia y urgencia.

Matriz de Eisenhower

Aquí hay una mirada más cercana a cada uno de estos cuadrantes:

Importante y urgente: estas tareas tienen plazos importantes con mucha urgencia; complételas de inmediato.

Importante pero no urgente: estos elementos son importantes pero no requieren una acción inmediata y deben implicar una estrategia de desarrollo a largo plazo. Esfuércese por pasar la mayor parte de su tiempo en este cuadrante.

Urgente pero no importante: estas tareas son urgentes pero no importantes. Minimícelos, deléguelos o elimínelos porque no contribuyen a su producción. Generalmente son distracciones que pueden resultar de la mala planificación de otros.

No urgentes y no importantes: estas actividades tienen poco o ningún valor y deben eliminarse tanto como sea posible.

Cuando puede descubrir la priorización, su gestión personal del tiempo puede alcanzar un nivel completamente nuevo. Sabrás dónde concentrar tu tiempo durante esos días en los que simplemente no hay suficientes horas.

4. Agrupa tareas similares

Ahorra tiempo y energía mental tratando de completar todo un tipo de tareas pendientes antes de pasar al siguiente. Por ejemplo, cree períodos de tiempo separados para responder correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas, archivar, etc.

No responda correos electrónicos y mensajes a medida que llegan, ya que hacerlo es una distracción en su máxima expresión. Apague su teléfono y las notificaciones por correo electrónico para eliminar por completo la tentación de consultar en un momento no designado.

5. Evita el impulso de realizar múltiples tareas

Este es uno de los consejos de administración del tiempo más simples para el trabajo, pero puede ser uno de los más difíciles de seguir. Concéntrese en la tarea en cuestión y bloquee todas las distracciones. Puede ser tentador realizar múltiples tareas, pero solo te estás disparando en el pie cuando intentas hacerlo. Pierde tiempo y disminuye la productividad al cambiar de una tarea a otra.

Del mismo modo, no se sienta abrumado por una lista de tareas pendientes que se extiende por una milla de largo. Estresarse por ello no lo acortará, así que inhale, exhale y realice una tarea a la vez.

6. Asigna límites de tiempo a las tareas

Parte de la creación de su horario debe implicar establecer límites de tiempo para las tareas en lugar de simplemente trabajar hasta que terminen. Las listas de tareas pendientes son geniales y maravillosas, pero a veces puede sentir que nunca marca nada.

Si está buscando establecer un ritmo constante para su flujo de trabajo, la Técnica Pomodoro puede ayudarlo a marcar su lista de tareas pendientes en fragmentos de 25 minutos, tomando descansos breves entre cada período y un descanso más largo después de completar cuatro. Esta técnica equilibra un enfoque limitado con descansos frecuentes, lo que reduce la tensión mental y mantiene la motivación.

Si prefiere establecer su propio ritmo, el timeboxing le permite bloquear distintas cantidades de tiempo. Use su registro de tiempo para obtener una estimación de cuánto tiempo le llevará realizar una actividad. Una vez que haya dedicado la cantidad de tiempo designada a esa tarea, continúe con la siguiente actividad importante. Encontrará que su productividad se dispara y su lista de tareas se reduce cuando tiene estos parámetros en su lugar.

7. Incorpora descansosen tu gestión del tiempo

Puede parecer contradictorio, pero los descansos son esenciales para una mejor gestión del tiempo.

Las investigaciones muestran que los descansos regulares aumentan la productividad, el bienestar mental, la toma de decisiones y la memoria. Y saltarse los descansos puede provocar un agotamiento más rápido y más estrés.

Entonces, ¿qué tiene esto que ver con la gestión del tiempo?
Los niveles más altos de estrés afectan la energía, la fatiga, la cognición y la productividad y el compromiso en el trabajo. Irónicamente, trabajar menos (tomando más descansos) puede ayudarte a hacer más en menos tiempo.

Haga que los descansos formen parte de su horario. Cuando termines una tarea, date tiempo para respirar. Tome pequeños descansos para recargar energías, ya sea una caminata corta, un juego de ping pong, algo de meditación, etc.

8. Aprende a decir no

Nunca aprenderá a administrar el tiempo en el trabajo si no aprende a decir que no. Solo usted sabe realmente para qué tiene tiempo, por lo que si necesita rechazar una solicitud para concentrarse en tareas más importantes, no dude en hacerlo. Y si acepta un proyecto que obviamente no va a ninguna parte, no tenga miedo de dejarlo ir.

En lugar de hacer muchas tareas que generan poco o ningún valor, complete menos tareas que creen más valor. Recuerde la regla del 80/20: el 80 % de su producción proviene del 20 % de sus insumos. Enfoca tus esfuerzos en consecuencia.

Si no puedes decir que no, delégalo. Si bien delegar puede ser una habilidad difícil de aprender, puede hacer maravillas para la gestión de su tiempo personal. Has formado un equipo talentoso, así que determina las tareas que puedes traspasar.

9. Organízate

Para una gestión eficaz del tiempo, este consejo debe incluirse en su lista de tareas pendientes. Si tienes montones de papeles esparcidos por todo tu escritorio, encontrar el que realmente necesitas será como encontrar una aguja en un pajar. Hay pocas cosas tan frustrantes como perder un tiempo valioso buscando artículos extraviados. Sin mencionar lo difícil que el desorden puede hacer que se concentre.

Las pequeñas cosas hacen una gran diferencia. Crear un sistema de archivo de documentos. Cancela la suscripción a los correos electrónicos que ya no necesitas. Automatice tareas o procesos repetitivos donde pueda. Cree sistemas para organizar y realizar tareas para aumentar su eficiencia. Solo piense: solo tiene que hacerlo una vez, pero obtiene los beneficios para siempre.

10. Elimina las distracciones

Redes sociales, navegación web, compañeros de trabajo, mensajes de texto, mensajería instantánea: las distracciones en el trabajo pueden ser ilimitadas. Una clave para la gestión del tiempo personal es ser proactivo para deshacerse de ellos. Cierra la puerta para limitar las interrupciones. Cierra todas las pestañas excepto aquellas en las que estás trabajando actualmente. Desactive las notificaciones de mensajes y deje sus llamadas telefónicas personales para el almuerzo.

Da pequeños pasos. Identifique sus dos distracciones principales y concéntrese en conquistarlas durante dos semanas. Y recuerde que dormir lo suficiente, beber suficiente agua y comer de manera saludable pueden ayudarlo a mantenerse concentrado durante la jornada laboral, especialmente cuando llega la depresión de la tarde.

Una mejor gestión del tiempo se trata de habilidades, no de trucos

Al final del día, ningún «consejo profesional» o herramienta de calendario hará desaparecer mágicamente sus problemas de gestión del tiempo si no tiene una base de buenas habilidades de gestión del tiempo.

Harvard Business Review identifica tres habilidades principales que separan el éxito de la gestión del tiempo del fracaso :

Conciencia: pensar de manera realista sobre su tiempo al comprender que es un recurso limitado.

Arreglo: organizar metas, planes, horarios y tareas para usar su tiempo de la manera más efectiva.

Adaptación: monitorear regularmente cómo usa su tiempo mientras realiza actividades, incluido el ajuste a las interrupciones o el cambio de prioridades.

Use los consejos anteriores para ayudarlo a desarrollar estas habilidades y crear hábitos efectivos de administración del tiempo que se mantengan.

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