Sin dudas, las empresas más exitosas en la actualidad nunca se quedan en su zona de confort, es más, aspiran a lograr un fin más trascendente superando el éxito obtenido con nuevos desafíos que hagan resaltar lo mejor de ellas en su máxima expresión y que el mundo lo sepa. A veces el camino no es fácil ya que habrá idas y vueltas, buenos resultados y otros no tanto, y quizá se tomen malas decisiones que pongan en peligro una empresa, pero incluso aprendiendo de los errores también podemos identificar oportunidades de mejora continua.
Entonces, ¿qué es mejora continua?
La mejora continua de los procesos es una búsqueda constante e interminable para identificar oportunidades de corrección, ajustes y mejoras en los procesos de negocio, los productos y los servicios.
¿Conoces esa idea de que cada vez que un escritor revisa su libro lo hace un poco mejor? Esta es la lógica aplicada al día a día de las empresas.
La intención es encontrar siempre los puntos en los que el funcionamiento de la empresa tienefallos, errores humanos, retrasos, desperdicio de recursos, sobre los que se puede actuar.
Al mejorar, poco a poco, el rendimiento de la empresa se vuelve siempre mejor y más centrado en la satisfacción del cliente.
¿Cuáles son los 3 pilares de la mejora continua?
Al poner en práctica la mejora continua es importante basarse en los tres pilares principales que rigen este concepto. De lo contrario, puede ser una estrategia errónea o insuficiente para garantizar los mejores resultados.
Veremos cuáles son los pilares:
- Continuidad: como el propio nombre del concepto ya sugiere, es necesario tener en cuenta que no existe la perfección en los procesos empresariales. Siempre hay una forma de mejorar y esta búsqueda debe ser siempre constante.
- Cultura: para que esta continuidad sea posible, es necesario incorporar esta cultura de proceso en todo el equipo para que se convierta en un hábito en la rutina de trabajo. Desde la alta dirección hasta el taller, la lógica de la mejora continua debe estar presente.
- Bueno para todos: también es importante que las mejoras sean pensadas y ejecutadas de forma que aporten beneficios a todas las áreas de la empresa. Al fin y al cabo, al tener una operación basada en procesos se entiende que cada cambio impacta en el trabajo y en el resultado de cada uno de los involucrados.
Requisitos para la mejora continua en la empresa
La mejora continua en las empresas es el esfuerzo continuo para mejorar los productos, servicios y procesos mediante pequeñas mejoras incrementales dentro de esas empresas. Se basa en la creencia de que estos cambios incrementales se sumarán a mejoras importantes con el tiempo y se trata tanto de mejoras tácticas como de cambiar la cultura de la organización para centrarse en las oportunidades de mejora en lugar de los problemas.
Hay cuatro factores que son esenciales para los programas exitosos de mejora continua:
- Liderazgo: El apoyo del equipo de liderazgo de una organización generalmente se cita como el factor número uno para el éxito de una iniciativa de mejora continua. Los líderes deben exhibir comportamientos que no solo demuestren apoyo a la iniciativa sino también los comportamientos que desean que todos los empleados emulen. Si no hay un soporte adecuado para implementar un programa de mejora continua, entonces el equipo encargado de implementarlo estará operando en lo que será, en efecto, una serie de esfuerzos aislados.
- Enfoque basado en la prevención y no en la solución: Ningún individuo, equipo o compañía puede implementar cambios si no tienen el tiempo o la capacidad mental para hacerlo. El problema es que a menudo son los mismos problemas que deben solucionarse los que están creando una serie de “incidentes” que constantemente distraen a los gerentes de resolver la causa raíz de sus problemas. Peor aún, algunas culturas de la compañía celebran y recompensan a aquellos empleados y gerentes que solucionan la mayoría de los incidentes, lo que elimina los incentivos para prevenir esos incidentes.
- Constancia: Este enfoque implacable e inquebrantable en la mejora es fundamental para mantener las mejoras del proceso a largo plazo. Los cambios deben mantener el impulso para garantizar que no se olviden y no se detengan por fatiga o resistencia. Los programas exitosos de mejora continua entienden que la mejora no es simplemente una iniciativa de gestión, sino una práctica a largo plazo que necesita impregnar todo lo que hace una organización.
- Cambiar la mentalidad a largo plazo: Los gerentes a menudo se centran en si van a cumplir sus objetivos mensuales o trimestrales y puede ser muy difícil priorizar las mejoras que solo tendrán un impacto a largo plazo. Como resultado, la mejora continua se trata tanto de la mentalidad como de las acciones. La empresa necesita comenzar a analizar el impacto a largo plazo del trabajo que está haciendo y comprender que se puede tolerar una caída trimestral en el rendimiento si esto significa que, a largo plazo, la empresa está en una mejor posición, tanto financiera como económicamente. para ofrecer productos y servicios sobresalientes a sus clientes.
Estrategias de mejora continua
Las organizaciones que adoptan el enfoque de mejora continua para los negocios tienen muchas herramientas y técnicas excelentes para elegir. Algunas herramientas de mejora continua son Lean, Six Sigma o Toyota Kata.
Cada organización tiene necesidades únicas y necesitará ajustar cada proceso de mejora continua a su propio entorno, pero las técnicas más populares son lo suficientemente flexibles como para ser utilizadas por organizaciones de todos los tamaños y en todas las industrias.
Estos son 5 de las estrategias principales de mejora continua:
Filosofía Kaizen
Kaizen es una palabra japonesa que se compone de dos sinogramas de escritura japonesa que significan “bueno” y “cambio”, y actualmente, Kaizen se refiere a un sistema de mejora continua en el que las pequeñas, pero constantes mejoras, acumulan tras de sí grandes beneficios a largo plazo.
Si bien la mejora continua debe ser una actividad diaria, algunos desafíos requieren un esfuerzo más concertado. Durante un evento de mejora rápida, un pequeño equipo dedica el 100% de su tiempo durante unos días (generalmente de tres a cinco) a mejorar un proceso específico.
A menudo, estos esfuerzos requieren una colaboración interfuncional. El equipo del evento generalmente incluye un patrocinador ejecutivo, un facilitador, expertos en la materia y las personas que realizan el proceso o la tarea específica.
SCOR: Supply Chain Operations Reference
El modelo SCOR divide la cadena de suministro en procesos empresariales y categorías de procesos que definen las mejores prácticas. Esta estructura estandarizada permite analizar todos los flujos de información, financieros y de mercancías de la cadena de valor desde una perspectiva interempresarial. Basándose en el análisis de los datos, las empresas pueden planificar a corto, medio y largo plazo, aumentar la eficacia de la gestión de la cadena de suministros y coordinar y comparar los procesos entre proveedores, fabricantes y clientes.
Este modelo de referencia permite a los usuarios abordar, mejorar y comunicar las prácticas de gestión de la cadena de suministro dentro y entre todas las partes interesadas en la empresa extendida.
Ki Wo Tsukau
Se trata de una metodología que se basa en la gestión de las ideas e iniciativas para la mejora continua en la organización. Ideas que deben proceder de todos los niveles jerárquicos para que la diversidad de puntos de vista aporte un enfoque más productivo.
Al considerar que las empresas cuentan con un sinfín de herramientas, también se sabe que estas solo pueden ser aplicadas por una minoría de empleados que las conoce y las maneja, el modelo Ki Wo Tsukau busca incorporar a todos los empleados para que no solo realicen las actividades para las que fueron contratados sino que motiva a la proactividad a través de la mejora del proceso buscando la satisfacción del cliente.
El modelo considera 3 variables: K1 son las funciones básicas que realiza un empleado. K2 es el nivel de proactividad y K3 es el impacto o beneficio en el K1 del empleado. De esta forma, el K2 es un ciclo continuo aplicado a K1 para obtener un K3 y mejorar el proceso del trabajador con miras a obtener un mejor producto o servicio para la satisfacción del cliente.
Seis Sigma (Six Sigma)
La estrategia de gestión denominada Seis Sigma entiende que las producciones tienen variaciones y es necesario eliminar estas fuentes de variabilidad.
Mediante un análisis exhaustivo de los datos se encuentran estas variaciones y se proponen cambios para alcanzar resultados positivos. Siempre en busca de más eficiencia, reducción de costos, reducción de defectos y rápido retorno financiero.
Para ello, la planificación de Seis Sigma sigue las fases denominadas DMAIC: definir, medir, analizar, mejorar, controlar.
Lean Manufacturing
La producción Lean es un modelo de gestión que se enfoca en minimizar las pérdidas de los sistemas de manufactura al mismo tiempo que maximiza la creación de valor para el cliente final. Para ello utiliza la mínima cantidad de recursos, es decir, los estrictamente necesarios para el crecimiento.
Este modelo se centra en la reducción de los ocho tipos de “desperdicios” en productos manufacturados:
- Sobreproducción.
- Tiempo de espera.
- Transporte.
- Exceso de procedimientos.
- Inventario.
- Movimientos.
- Defectos.
- No utilizar la creatividad de la gente.
Eliminando el despilfarro se mejora la calidad y se reducen el tiempo de producción y el coste. Un aspecto crucial es que la mayoría de los costes se calculan en la etapa de diseño de un producto. A menudo un ingeniero especificará materiales y procesos conocidos y seguros a expensas de otros baratos y eficientes. Esto reduce los riesgos del proyecto, o lo que es lo mismo, el coste según el ingeniero, pero a base de aumentar los riesgos financieros y disminuir los beneficios.
Pasos que ha de seguir una empresa para mejorar de forma continua
Si está listo para intentar implementar una cultura de mejora continua en la industria, estos siete pasos te ayudarán a lograrlo:
- Comprometerse en toda la organización. Esa es una gran parte de lo que hace que esto funcione. No solo las personas en la parte superior o inferior de una organización hacen posible la mejora continua. Todos deben avanzar hacia el mismo objetivo.
- Haz que Kaizen sea parte de la nueva rutina. La mejora continua es algo que debe revisarse regularmente. La rutina es clave para mantenerla.
- Conciencia a todos los empleados. Algunas personas seguramente verán esto como solo una nueva iniciativa más que algo que necesitan para sobrevivir. Necesitas incentivar a tu equipo a que esto es posible de lograr.
- Mide los resultados. La mejora continua está basada en métricas. Esto significa que términos como bueno, malo y mejor se vuelven muy objetivos. La mejora continua funciona, pero lleva tiempo.
- Comunicar. Probablemente llevará tiempo porque la mejora continua no es transformadora al instante. Mantén a todos al tanto de lo que está sucediendo mientras esperas que los resultados hablen por sí mismos.
- Sé deliberado y paciente. Crear una cultura de mejora continua es un ejercicio para demostrar la mejora continua. Puede llevar tiempo producir los resultados que desean muchas organizaciones.
- Repetir. Estos son pequeños pasos, y este es el verdadero corazón de la mejora continua. Repasa estos pasos una y otra vez. Esto es continuo.
Cómo implementar Kaizen en tu rutina
Puedes empezar de la siguiente manera:
- Planea: Establece tu meta y desarrolla una solución o mejora
Tu meta puede ser tan ambiciosa o tan sencilla como tú lo prefieras, lo importante será que en este punto del método, establezcas cuál es ese pequeño cambio que te llevará a lograrla. Por ejemplo, si tu meta es generar más leads a tu landing page, tal vez quieras aumentar el presupuesto en tus campañas y para eso, deberás bajar el presupuesto en otros planes de la empresa.
2. Haz: Comienza a realizar los cambios
Ahora que has planeado tu meta y tu solución de mejora te recomendamos llevar un seguimiento adecuado de la misma, para esto puedes ayudarte de algunas apps enfocadas a desarrollar hábitos, o si eres una persona más visual, puedes ir generando checklists para cada día que cumplas con tu rutina. Y si quieres ir más allá, te recomendamos llevar un registro diario a través de grillas semanales.
3. Comprueba: Revisa cómo funcionó la solución propuesta
Es importante que la mejora que elegiste, la realices de manera constante (puede ser un periodo de un mes) para que realmente puedas tener una perspectiva real de los beneficios y de los ajustes que necesitas hacer para que te funcione de la forma más efectiva y realiza los ajustes necesarios para continuar en tu proceso de mejora.
4. Actúa: Mantén el cambio y continúa con tu siguiente meta
Una vez que soluciones el problema o déficit anterior, pasa de nuevo al número 1 de esta lista para tu siguiente meta. No olvides que el principio básico de este método es que deben ser mejoras o acciones pequeñas que te lleven a lograr algo grande, así no cambias la rutina de tu equipo drásticamente, te será más fácil acostumbrarte y mejorarás el ritmo en general.m
Otros beneficios que percibirás al implementar esta metodología serán mejorar tu efectividad, tu concentración y la satisfacción de lograr las metas que te estás proponiendo.
En resumen
Crear una cultura de mejora continua no solo ayudará a mejorar el producto. Ayuda a mejorar los equipos y las organizaciones. Todo ello supondrá una mejora continua en las empresas.
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