La comunicación es importante en cualquier ámbito, sin ella no transmitimos nada. Esto llevado al contexto empresarial se traduce en un factor decisivo para una mejor comprensión de las ideas y con ello mejorar el rendimiento y productividad. Por eso, tener un plan de comunicación interna en una empresa es importantísimo.
¿Qué es la comunicación interna?
La comunicación interna contempla los mensajes y relación que tiene una organización con sus colaboradores, con el objetivo de mantener una interacción abierta y propositiva con ellos. Se realiza mediante contenidos que se difunden en los canales internos para informar, educar, inspirar, motivar y reforzar la cultura corporativa.
Al impulsar la comunicación interna los colaboradores se sienten parte de la empresa, valoran lo que la organización hace por ellos y se comprometen más con los objetivos de negocio. Además, se genera un ambiente de trabajo adecuado y ético.
¿Cuántas veces sucede que mandas una circular que nadie lee o pasas por momentos de incertidumbre cuando notas que uno de tus colegas ya no está en la compañía sin mayor explicación? Pongámoslo así: realiza una encuesta preguntando sobre la misión o visión de la empresa, ¿cuántos de tus compañeros crees que los conocen? Todos estos casos indican una comunicación interna deficiente (o su total ausencia).
Importancia de la comunicación interna
Siempre hay comunicación entre tu empresa con sus colaboradores: un cambio de equipos, nuevo mobiliario, las constantes fallas del servidor, la ausencia de un gerente; cualquier cosa comunica.
Aún sin un canal establecido, todas las situaciones que ocurren dentro de la organización son percibidas por los trabajadores, pero sin una estrategia adecuada el mensaje puede malinterpretarse o incluso transformarse en algo negativo.
Igual que una comunicación externa (dirigida hacia tus clientes), la comunicación interna debe ser estratégica, es decir, tener objetivos, tácticas para alcanzarlos y resultados medibles.
La comunicación interna es importante para integrar equipos y ayuda a alinearlos con los objetivos del negocio, mejora los flujos de trabajo, genera ambientes agradables y proactivos, contribuye a la percepción positiva de marca hacia el interior y convierte a tus trabajadores en embajadores que hablan bien de tu organización.
Objetivos de la comunicación interna
A través de la comunicación interna puedes alcanzar un ambiente laboral eficiente y relaciones sanas entre colaboradores de la empresa. Aquí tienes las metas más comunes de la comunicación interna:
- Emitir información valiosa de la empresa: Este es el objetivo principal, ya que al difundir constantemente información sobre la organización generas beneficios para los colaboradores, para los procesos, la empresa y tus clientes.
- Contar con diversos canales de comunicación: hay que entender el perfil de tus colaboradores para saber cuáles son los canales de comunicación que puedes usar. Uno de los propósitos de la comunicación interna es precisamente afinar estos canales y abrir otros para tener una mejor interacción con los trabajadores.
- Optimizar información entre áreas: mediante la comunicación interna puedes optimizar y fortalecer el flujo de información entre los diferentes departamentos, áreas, equipos, sucursales, etc.; de tal forma que todos estén en sintonía y alineados hacia los objetivos de negocio.
- Mejorar las relaciones entre colaboradores: cuanto mejor sea el ambiente laboral y las interacciones entre compañeros, mayor será el nivel de productividad y de engagement con la organización.
- Retener el talento valioso: cada vez es más difícil retener a las personas que son valiosas para una organización. Cuando generas estrategias de comunicación interna contribuyes a crear lazos de fidelidad y si el colaborador está a gusto se lo pensará dos o tres veces antes de tomar la decisión de cambiar de trabajo.
- Contribuir con la capacitación de los trabajadores: las técnicas y canales de comunicación interna pueden ser explotados para educar y capacitar a los colaboradores, no solamente en lo que tiene que ver con su puesto o área laboral, sino en otros aspectos de la vida.
- Mejorar la calidad de vida de tus colaboradores: si tu comunicación interna es proactiva, es decir, no solamente informativa, sino que genera acciones en favor de los trabajadores estarás fomentando una mejor calidad de vida en las personas que forman tu organización.
- Promover el conocimiento para generar identidad de marca: cuando generas contenidos específicos para circulación interna estarás promoviendo una identidad de marca entre tus colaboradores.
- Integrar a los trabajadores: podrás incorporar más fácilmente a los empleados nuevos e involucrarlos con los valores corporativos, sus propósitos y las acciones que lleva a cabo la compañía.
- Participación de los trabajadores en las actividades de la empresa: otro de los objetivos de la comunicación interna es que los colaboradores concurran en las actividades de la compañía (eso abarca aquellas que están relacionadas con la operación, así como las acciones de participación social o las dinámicas específicas de compañerismo y ambiente laboral sano).
4 Herramientas de comunicación interna
1. Email interno
Esta herramienta es una de las más eficientes porque los colaboradores regularmente poseen una cuenta de email, así que es muy probable que los mensajes de comunicación interna se lean. El email sirve para dar un mensaje del día, un texto motivador, etc.
El contenido por mail puede ser un texto simple, una imagen o una infografía; incluso podrías compartir un documento semanal o mensual en el que des a conocer los sucesos más importantes que han ocurrido en la organización.
2. Encuestas
A través de la comunicación interna puedes saber más de tus trabajadores. Aplica cuestionarios para conocer sus opiniones de forma directa; pueden ser por área o individuales, o sobre un tema específico.
Las encuestas son valiosas para los momentos en que es necesario realizar algún cambio o innovación organizacional que afecte directamente a los empleados y para conocer la tendencias en ciertas circunstancias. Pídeles su parecer para que se lleve a cabo lo que la mayoría de los trabajadores elijan. Por ejemplo, tal vez consideras que es buena idea poner una máquina de sodas en el área de comedor, pero a través de una encuesta te das cuenta de que tus colaboradores en realidad prefieren una máquina de café.
Te recomiendo leer, Cómo crear de manera efectiva una encuesta NPS
3. Chats internos
También puedes implementar algún chat interno para que los colaboradores estén conectados y puedan hablar entre sí. Determina bien cuál será la función del chat para que no se pierda tiempo ni el sentido de este instrumento. Puede ser un chat interno general, uno enfocado en un equipo o área; o, mejor aún, un chat que sea atendido por el equipo de comunicación interna o el área de recursos humanos.
4. Manuales corporativos
Para una organización es importante generar diversos manuales accesibles para los colaboradores. Estos pueden ser físicos, pero la realidad es que las publicaciones se inclinan cada vez más hacia lo digital, por su facilidad de gestionarlos y como una contribución con el medio ambiente.
En este caso puede tratarse de un manual general que incluya la misión y visión la empresa, los objetivos anuales, la voz de marca, cronogramas, etc; o manuales sobre temas particulares: manual de procesos, manual de bienvenida, de onboarding.
5. Newsletter
Indispensables en la rutina de las empresas. Son ideales para enviar a tus empleados noticias interesantes sobre el sector para que se mantengan al día, eventos a los que asiste la empresa, valores o conceptos que quieres transmitir, testimonios o novedades en la empresa.
Cómo elaborar un plan de comunicación interna
Como hemos dicho anteriormente, la comunicación interna no debe ser una tarea improvisada ni aleatoria para días sueltos.
Una óptima y profesional comunicación interna se sustenta bajo una estrategia o plan de comunicación interna… ¿Por dónde empezar? Te damos las claves:
¿Qué información se quiere compartir?
Toda estrategia de comunicación interna debe cubrir los tipos de información que se quieren compartir con los empleados: Objetivos, reconocimientos, logros, información sobre cambios, etc…
- Directrices sobre transparencia
En toda comunicación se va a tener información y datos para compartir y otros que no puede serlo. Es muy importante, tener una idea clara de lo que se quiere compartir y lo que se desea mantener en privado o compartir más adelante.
Ten en cuenta que, independientemente del nivel de transparencia que adopte como parte del plan de comunicación interna, es básico ser siempre auténtico y directo a comunicar con los empleados.
- Establecer un horario de comunicaciones
Las comunicaciones cuanto más organizadas, mayor solidez y estabilidad darán a las partes interesadas. Este hecho lo marcará de forma directa el tipo de fuente o vía de comunicación a utilizar.
- Canales de comunicación
Cuanto más rico sea el catálogo de canales de comunicación mejor se llegará los destinatarios. Así pues podemos encontrar: mensajería interna de la intranet de la empresa, publicaciones en redes sociales, aplicaciones móviles, video y correo electrónico.
Finalmente, el tipo de canal a utilizar está vinculado directamente al tipo de nicho demográfico de la empresa, la gente joven está más abierta a opciones innovadoras que los empleados de mayor edad.
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